内定辞退メールの送り方は？マナーや返信についても合わせて確認

内定辞退をメールで伝えようとしている人で、送り方やマナーなどが分からない人はいませんか？

内定辞退は、珍しいことではないとは言え、マナーを守り、スッキリさせたいですよね。

この記事では、そんな内定辞退メールの送り方やマナー、返信について詳しくまとめています。ぜひチェックしてみてください。

内定辞退メールはいつまでに送るべき？マナーや送り方を詳しく解説
内定辞退を電話で伝えるのは怖い。メールで伝えるのはあり？電話の両方で伝えるべき？
内定辞退メールはどのような文面で送るべき？具体的な例文をご紹介
内定辞退メールの返信こないのはなぜ？どうしたら良い？
内定辞退メールはできるだけ早く送って迷惑をかけないようにしよう

内定辞退メールはいつまでに送るべき？マナーや送り方を詳しく解説

ここでは、内定辞退メールの基本的なマナーについてご紹介します。マナーを守り、失礼のないように送らないと、問題に発展しかねないため、丁寧に行う必要があります。

内定辞退メールはできるだけ早く送る

内定辞退メールは、できるだけ早く送ることが大切です。内定辞退は、入社の2週間前までに伝える必要があり、企業によっては、内定後1週間〜2週間以内に返事をしなければいけないところもあります。

また、内定辞退は、企業にとってはマイナスでしかありません。採用の枠があり、その枠を埋めるように新卒採用をしているため、内定辞退が出た場合は、その分を新たに埋める必要があります。

もちろん、内定辞退はある程度見越しているとは言え、基本的にはマイナス要素になります。その点からも一日でも早く伝える必要があると言えるでしょう。

礼儀正しく、誠意を持って伝える

内定辞退は、基本的に企業側に迷惑をかける行為であるため、きちんと礼儀正しく、誠意を持って対応する必要があります。

もし、適当に対応してしまい、企業側に損害を被ってしまった場合、問題に発展してしまう可能性も十分にあります。

そうならないためにも、内定辞退をする際は、きちんと誠実に対応をし、スムーズに辞退できるように努めましょう。

相手の時間や都合を考えて送信する

内定辞退は、たとえメールであっても、相手の時間や都合を考えて送信しましょう。

例えば、朝の早朝や、深夜の時間帯に送るのは好ましくありません。また、業務時間外に送るのも、好ましくありません。平日の午前10時頃〜午後3時頃までに送信するようにしましょう。

また、相手が夜遅くに返信してきたり、休みの日に返信してくる場合もあるでしょう。夜遅いときは、次の日の午前中に返信したり、休みの日で、夜遅くでなければ返信するといった、配慮は必ず必要になります。

相手の返信の時間帯に応じて、臨機応変に対応するようにしましょう。

内定辞退を電話で伝えるのは怖い。メールで伝えるのはあり？電話の両方で伝えるべき？

内定辞退の理想の伝え方は、メールでアポイントメントを取り、電話で伝えるやり方です。

内定辞退を伝える際には、礼儀・誠実さも伝える必要があり、それが最も伝わるのは、実際に来社する伝え方で、その次に電話する、メールするという伝え方です。電話は、メールよりも誠実さが伝わりやすいため、内定辞退を伝えたいときにおすすめです。

メールをした際に、来社するように提案される場合もありますが、来社はかなり労力がかかってしまうことから、電話で済ませてしまうケースが多いです。もちろんメールで済んでしまうケースもあります。

まずはメールで内定辞退をしたい旨を伝えて、場合によっては電話にも対応するというのが最も良いでしょう。

内定辞退メールはどのような文面で送るべき？具体的な例文をご紹介

ここでは、内定辞退メールの具体的な文面・例文をご紹介します。大きな流れを理解して、スムーズに辞退できるように準備しましょう。

内定辞退メールの流れ

内定辞退メールの大きな流れは、次のようになります。
挨拶
内定通知に対する感謝
内定辞退したい旨を伝える
内定辞退に至った理由を簡潔に述べる
内定辞退に至ってしまったこと、メールでの連絡になったことに対する謝罪
会社の発展を祈る
署名
全体を通して、申し訳ない気持ちや誠意が見られるように書くのがポイントです。

また、内定辞退に至った理由については、最初のメールで伝えなくても問題はありません。相手からの返信に「内定辞退に至った理由について知りたい」とあれば、伝える必要がありますが、最初からそれを見越して、ある程度簡潔に理由について述べておくのも良いでしょう。

電話で伝える場合

内定辞退を電話で伝える場合について、ご紹介します。大きな流れは、次のようになります。

あなた：「恐れ入ります。私、以前御社より内定をいただきました、◯◯大学の△△と申します。採用担当の□□様はいらっしゃいますか？」
受付：「かしこまりました。少々お待ち下さい。」
採用担当：「お電話代わりました、□□です。どうされましたか？」
あなた：「□□様、お世話になります。まずは、この度、内定のご連絡ありがとうございました。非常に光栄な通知を受けたのですが、自分なりにいろいろ考えた結果、内定を辞退させていただくことにいたしました。今回は、そのことを伝えるために、お電話させていただきました。」
採用担当：「そうだったんですね。わざわざご連絡いただきありがとうございました。」
あなた：「このような形となってしまい誠に申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします。」
採用担当：「承知いたしました。別の会社でも頑張ってくださいね。」
あなた：「ありがとうございます。それでは、失礼いたします。」

これは、内定辞退の理由を伝えないで完結する流れですが、理由を聞かれる場合もあります。「自分なりにいろいろ考えた結果」の部分を、「実は他の会社様からも内定をいただいていて･･･」など、簡潔に答えると非常に良いでしょう。

メールで伝える場合

内定辞退をメールで伝える場合は、次のようになります。

件名：内定辞退について
本文：
株式会社□□ 人事担当△△様

お世話になります。私、◯◯大学の▽▽と申します。先日、御社より内定通知をいただいたのですが、自分の適性や将来を考えた結果、今回はお断りさせていただきたく、ご連絡いたしました。

このような形となってしまったこと、△△様に多大なるご迷惑をおかけしてしまったこと、心よりお詫び申し上げます。

加えて、メールでのご連絡となってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりますが、御社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名

メールでは、内定辞退の理由を簡潔にでも伝えるようにしましょう。そうすることで、1回のやり取りで終わる可能性もありますし、非常に親切な文面になります。

また、メールでの連絡になってしまったという謝罪と、文末に企業の発展を祈る文章を載せ忘れないようにしましょう。

内定辞退メールの返信こないのはなぜ？どうしたら良い？

内定辞退メールを送ったのにも関わらず、返信が来ないことがあります。ここでは、考えられる原因と対策についてご紹介します。

理由① エラーで届いていない

返信が来ない原因として、エラーで届いていないという可能性が考えられます。ネット回線の問題や、単純にエラーという場合もありますが、迷惑メールに振り分けられてしまっていると、非常に厄介です。

送信する側から問題を解決することはできないので、電話等で連絡を入れる以外、方法はありません。

電話やメールで、再度確認の連絡を入れる際にも、失礼のないように伝えるようにしましょう。

理由② まだメールを見ていない

もう一つ考えられる原因としては、まだメールを見ていないという場合です。内定辞退を送る時期は、採用でかなりの繁忙期です。

新しい採用に追われていることはもちろん、内定者からの質問などの対応や、内定辞退の対応に加え、通常の業務もこなさなければいけないため、返信に時間を要する可能性が非常に高いです。

3日〜5日ほど経っても、何ら返信が来ない場合は、エラーが起きているか、メールが埋もれてしまっていることがあるので、電話やメールで確認の連絡を入れてみましょう。

対策① 電話で連絡してみる

3日〜5日ほど経っても、何ら返信が来ない場合は、必ず企業側に確認の連絡を入れることが大切です。「メールは送ったから」と放置してしまうと、届いていない、確認できていないなど、問題につながる可能性があります。

企業へ確認する方法の1つに、電話で連絡してみるというものがあります。電話は確実に連絡を取ることができるため、メールが届いているかの確認はもちろん、内定辞退の連絡にもおすすめです。

具体的な例文

内定辞退メールへの返信が返ってこない場合は、次のような流れで確認を取ってみることをおすすめします。

あなた：「恐れ入ります。私、内定をいただいた◯◯大学の△△と申します。先日採用担当の□□様宛にメールを送らせていただいたのですが、3,4日経っても返信がないため、ご確認いただけないかと思い、ご連絡させていただきました。」
電話受付：「そうだったのですね。大変失礼いたしました。□□に確認させますので、もうしばらくお待ち下さい。念の為、ご連絡先を教えていただけますか？」
あなた：「はい。・・・・・・」
電話受付：「確かに、承りました。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。もうしばらくお待ちいただけると、幸いです。」
あなた：「承知いたしました。ご返信、お待ちしております。失礼いたします。」

内定辞退メールの確認・返信を催促してくれるように言ってくれる場合もあれば、そのまま電話を変わってくれる場合もあります。

もし、電話で内定辞退を伝えたい場合は、伝える準備をしておき、メールで返信してもらう場合にもきちんと対応できるように、準備しておきましょう。