これから最終面接を受けるときには、お礼メールを送る必要があるのか気になる人がいるかもしれません。就活でお礼メールを送るべきか悩んだことのある人は多いでしょう。そこで、お礼メールを作成するときのポイントについて解説します。
目次
最終面接にお礼メールは必要？
そもそも最終面接にお礼メールが必要となるのか、この点について解説しましょう。
お礼メールはできれば送るべき
お礼メールを送るのは企業側から強制されていることではありません。あくまでもあなたの意思で送るかどうか決めるべきことです。そして、お礼メールはできれば送っておいた方がよいでしょう。お礼メールを送ることによって、最終面接にまで対応してくれた企業に対して感謝の言葉を伝えることができるのです。これは社会人としてのマナーを示すことになります。
お礼メールの内容で評価が下がることもある
これから送るお礼メールの内容によっては評価が下がってしまうことがあります。メールを送るときのマナーは当然評価の対象となるからです。そのため、お礼メールを送ったことで逆に自分の評価を下げることになってしまったということがないように注意しましょう。
きちんと自分の言葉で書くことが大切
これからお礼メールを作成するときには、きちんと自分の言葉を用いて書くことが大切です。ネット上にはお礼メールの例みたいなものがたくさんあります。それらを参考にするのは良いのですが、そのまままるごとコピーするのはやめましょう。それはバレてしまう可能性が高いからです。コピーしたことが知られれば、あなたの評価は最悪になってしまうでしょう。
お礼メールで面接のフォローをすることもできる
もし、最終面接で失敗したと感じたときにはお礼メールによってフォローすることもできます。お礼メールできちんと挽回することによって採用されるという可能性もあるため、諦めてはいけません。
最終面接のお礼メールの送り方
最終面接のお礼メールの送り方について解説しましょう。
翌日の午前中までには送る
基本的には最終面接を受けた翌日の午前中までには送るべきです。お礼メールを時間をあけて送っては意味がありません。あなたを採用するかどうか決める話し合いが行われるまえに担当者にチェックしてもらう必要があります。そのためには、面接を終えて帰宅したら、すぐにお礼メールの作成を進めるべきでしょう。速やかにお礼メールを送っておくことで、担当者にしっかりとチェックしてもらえます。
メールでも手紙でもはがきでもよい
お礼メールは基本的にメールでも手紙でもはがきでもよいです。しかし、手紙やはがきの場合は、向こうに到着するまでに時間がかかってしまうことがあります。そのため、時間的なことを考えるとメールの方がよいでしょう。担当者にすぐにチェックしてもらうことが大切だからです。あるいは、メールで簡単にお礼の言葉を送っておいて、あらためてはがきや手紙で本格的にお礼の言葉をつづるという方法もあります。どのような送り方をするのかに正解はないため、それぞれが良いと思う方法を選択すると良いでしょう。
採用担当者宛てに送る
お礼メールを送るときには、送り先を採用担当者宛てにすることを忘れないでください。面接を受けるときには採用担当者の名前を確認しておくとよいでしょう。もし名前がわからないときには、最終メールのお礼のためにメールを送ったことがわかる内容にしておけば、採用担当者のところにまでメールを届けてくれるでしょう。採用担当者にチェックしてもらうことが大切なことです。関係のない部署に送ってしまっては意味がありません。基本的には採用担当者は人事部に所属していることが多いでしょう。人事部の○○様宛てに送れば問題ないです。
面接を担当した全員に送るべきか？
最終面接となると複数の担当者がいることがあります。この場合、在籍していたすべての人にお礼メールを送るべきか悩むことがあるかもしれません。基本的にはその中の1人にのみお礼メールを送っておけば問題ありません。採用担当者にのみ送っておけば問題はないでしょう。役員面接が行われることがあるため、その場合には担当してくれた役員宛てのお礼メールを作成しても問題ありません。基本的にお礼メールというのは、送られてきた側にとっては迷惑になるようなものではなく好印象を与えられるため、送ることを躊躇する必要はないでしょう。
最終面接のお礼メールの書き方
最終面接のお礼メールをどのように作成するべきか悩んでいる人がいるでしょう。お礼メールの書き方について紹介します。
件名をわかりやすくする
お礼メールは件名をわかりやすいものにしましょう。それが最終面接のお礼メールであるとひと目見てわかるような件名にしておくのです。件名をきちんと作成しておかないと読まずに削除されてしまう可能性もあるため注意しましょう。ただし、長々とした懸命にしてしまうのはいけません。あくまでも簡潔に内容がわかるような短い懸命にまとめておくことをおすすめします。件名の作り方までチェックされていると考えましょう。
シンプルな内容にする
お礼メールの内容はできるだけシンプルな内容にすることを心がけましょう。まずは、自分のことをしっかりと名乗ります。続いて、最終面接を受けたことに関するお礼の文章を書きましょう。そして、最後に簡単に締めの言葉を入れておきます。宛先と自分の署名をすることも忘れないでください。メールの最後には自分の名前や所属、さらに住所や電話番号、メールアドレスまですべてしっかりと記載しておきましょう。お礼メールに書く個人情報については、すべて正確なものを入力することを心がけましょう。
質問は書かないようにする
お礼メールの中には面接に対応してくれたことについてのお礼のみを書いてください。そこに質問を書かないように注意しましょう。お礼メールは相手からの返信を期待して送るものではありません。あくまでも面接をしてくれたことのお礼のみを書いておくべきです。そのため、質問など余計なことを含めないように注意しましょう。余計なことを書いてしまうとお礼メールとしては失礼な内容になってしまいます。それは相手に対して失礼なことになり印象が悪いため注意しましょう。
正しい敬語を心がける
面接のときと同様にお礼メールを作成する際にも正しい敬語を心がけることが大切です。きちんとした言葉でメールを作成しましょう。メールを作成してから何度も読み返してみて、正しい敬語が使われているかどうかチェックしてください。どのような敬語が正しいのかはこれまで就活していて調べていることでしょう。それでも、お礼メールのような文章における敬語というものがあるため、そちらについてもチェックすることが大切です。できれば、正しい敬語をきちんと理解している人にメールの添削を依頼してもらいましょう。ただし、時間的な余裕がないならば無理に添削してもらう必要はありません。
最終面接のお礼メールの注意点
これから最終面接のお礼メールを作成するときの注意点について紹介しましょう。
誤字脱字に注意する
お礼メールの文章に誤字脱字がないことをきちんと確認しておきましょう。誤字脱字があるのはとても失礼になります。メールを送る前に確認していない証拠となってしまうため、あなたのやる気を疑われてしまうでしょう。本当に誠意のあるメールを送りたいと考えているならば、誤字脱字が含まれているのはありえないことといえます。メールを送るまえに何度も確認して、まったく誤字脱字を含んでいないことを確認しましょう。
基本的には最終面接のときにだけ送る
お礼メールは面接のどの段階で送るべきか迷うかもしれません。これは基本的に最終面接の場合だけで良いです。最終面接以前だと面接を受けている人がたくさんいます。その人達がすべてお礼メールを送ってしまうと企業の担当者にとっては逆に迷惑になってしまうでしょう。最終面接であれば、実際に面接を受けることになるのは数人程度のためお礼メールを送ったとしても迷惑にはなりません。最終面接に至るまでに複数回面接が行われることがあるため、その度ごとにお礼メールを送ってしまうのは面倒なものであり、そこまでこだわらなくてよいでしょう。
面接官の名前を忘れたときには？
お礼メールを送るときには、面接官の名前をしっかりとメールに記載しておくことが大切です。誰に対してお礼をしたいのかはっきりと示す必要があるからです。しかし、最終面接を受けたあとに面接官の名前を忘れてしまうことがあるかもしれません。また、面接官の名前は覚えていても、漢字までは覚えていないということもあるでしょう。この場合は無理に名前を書く必要はありません。たとえば、「面接ご担当者様」と書いておけば、面接官に対するお礼メールであることは伝わるでしょう。面接官が複数いた場合にもこの書き方で良いです。
お礼メールの返信がきたときには？
企業に対してお礼メールを送ったあとで返信が届くことがあります。お礼メールの中に返信不要という文言を入れていたとしても、返信が届けられることもあるのです。この場合は再度返信をするのがマナーとなります。自分から送ったメールは自分のメールで終わらせるようにするのがマナーなのです。もし返信をするときには、そこに返信不要という言葉を入れておきましょう。けっして相手から送られてきたメールを無視するべきではありません。それは大きなマナー違反として考えられてしまいます。
まとめ
最終面接のお礼メールについてまとめました。最終面接を受けたあとには、面接官に対してお礼をするためのメールをしっかりと送りましょう。その際にはこちらでまとめた内容について参考にしてください。社会人としてのマナーを守りましょう。
