就職活動をして希望の企業へ入社が決まったけど、別の企業から合格・採用の連絡がきていて、内定辞退の手紙や封筒を送らなければならないという場合があります。
そんな時に、
「内定辞退の手紙や封筒にはどんなマナーがあるの？」
「お詫びの気持ちを伝えるにはなんて書けばいいの？」
「家にあった封筒を使ってもいいの？」
など、細かい部分で迷ってしまいますよね。
そこで今回は、内定辞退の手紙・封筒の選び方・書き方・入れ方を徹底的に解説していきます。例文や最終チェックの項目もありますので、1つ1つ確認しながら内定辞退の手紙を送りましょう。この記事を読むことで、企業とのトラブルを防ぐことができるだけでなく、手紙を送る時のマナー・スキルも身につけることができるので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
では、さっそくみていきましょう。
目次
内定辞退の手紙・封筒【選び方編】
企業に対して内定辞退を申し出る場合、電話やメールで連絡を行うのが一般的です。しかし、電話やメールに加えて「手紙」でお詫びの連絡する場合もあります。ここでは、内定辞退の「手紙を送るケース」を挙げ、実際に郵送することが決まった時にはどのような手紙や封筒を選ぶのかという「選び方」について解説していきます。
内定辞退の手紙・封筒｜手紙を送るケース
内定辞退の手紙を送らなければいけないケースは、主に次の2つが挙げられます。
・内定承諾済みの企業
・知人から紹介を受けた企業
こういったケースの場合、手紙を送ることで、自分の信頼を失うことや他人に迷惑をかけることを避けることができます。例えば、すでに内定承諾書済みの企業は、あなたの内定承諾連絡によって採用活動に区切りをつけ、新入職員を受け入れるための手続きや準備を進めているかもしれません。また、知人から紹介を受けた企業の場合には、その知人があなたの採用活動がうまくいくように調整を図ってくれていたかもしれません。
このように、あなたが見ていないときにあなたのために時間や手間をかけて動いてくれた人たちがいる企業に対しては、信頼を裏切らないためにも、内定辞退の手紙や封筒を送るようにしましょう。先に電話で企業に内定辞退の連絡を入れ、後日「お詫びの手紙」を送ることをあわせて伝えてください。
内定辞退の手紙・封筒｜選び方
次に、内定辞退の連絡のための手紙や封筒の選び方・準備について解説します。次のような特徴を持つ「封筒」「便箋」を選んで用意しましょう。
【封筒】
- 白色
- 無地
- 長形3号
- 中身の透けない2重封筒
【便箋】
- 白色
- 無地
- 縦線が入ったもの
上記の封筒・便箋はコンビニや100円均一などで購入することができます。また、長形3号が一般的ですが、角型2号封筒での郵送も可能ですので、その場合に中身の便箋を入れるためのクリアファイルもあわせて準備しておきましょう。
内定辞退の手紙・封筒【書き方編】
それでは、内定辞退の手紙や封筒の書き方を解説していきます。書く項目や注意事項について確認し、抜かりなく記入していきましょう。
内定辞退の手紙・封筒｜便箋（中身）の書き方
内定辞退の手紙の中身である便箋には、(1)頭語・結語、(2)時候の挨拶、(3)本文、(4)記入日付、(5)差出人名、(6)宛先情報を記入します。誠意が伝わるように「手書き」で記入しましょう。また、「縦書き」を基本とし、右側から左側へ(1)から(6)の項目を書いていきます。
(1)頭語・結語
頭語とは、手紙の前文に使われる「こんにちは」等の挨拶部分にあたります。よく使われる頭語は、「拝啓」です。背景に対しては、「敬具」という結語が組み合わせられます。結語は、手紙の末文に使われる「さようなら」等の挨拶部分で、時候の挨拶や本文が終わった後に書きます。頭語には、「拝啓-敬具」の他に、「謹啓-敬白」など種類に組み合わせがあります。
(2)時候の挨拶
頭語の次に来るのが、時候の挨拶です。時候の挨拶は、「最近とても暑いですが、あなたは元気ですか？」といったように季節の様子を用いて相手の体調を気遣う意味を持っています。具体的には、「〇〇の候」といったように書きますが、〇〇の部分には手紙を送る季節によって左右されます。以下の例を参考にしてみてください。
【時候の挨拶の参考例】
1月：初春の候、2月：余寒の候、3月：早春の候、4月：陽春の候、5月：新緑の候、6月：初夏の候、7月：盛夏の候、8月：残暑の候、9月：初秋の候、10月：秋冷の候、11月：晩秋の候、12月：初頭の候
(3)本文
頭語、時候の挨拶などを記入した後、いよいよ内定辞退の手紙の本文に入ります。本文には、①謝罪、②お礼、③内定辞退の理由、を書きます。①は「先日は、内定のご連絡をありがとうございました」と書き、②は「誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたいと思います」というようなことを書きます。③については、短く端的に伝えるのが望ましいですが、適正、業界、業種、勤務地などを理由に断ります。
【内定辞退の理由例】
「検討の結果、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたいと思います」
「自分の適正を考えた結果、別の企業へ進むことを決断いたしました」
「郷土の地域活性化に貢献したいという思いを捨てきれず、このような結果に至りました」
(4)記入日付
結語のあとには、上部にその手紙を記入した日付を書きます。
(5）差出人名
日付の後には、下部に差出人の「氏名」を記入します。新卒者の場合には、「氏名」の前に「大学名」と「学部名」などを記入し、どこの誰か判別できるようにしておきましょう。
(6）宛先情報
最後に上部に宛先人の情報を記入します。企業名、部署名、担当者名のいずれか、もしくはすべてを記載し、敬称として「御中」か「様」を記入します。企業名や部署名宛てに手紙を書く場合には「御中」を、担当者個人名宛てに手紙を書く場合には「様」を、敬称として使いましょう。
内定辞退の手紙・封筒｜封筒の書き方
便箋を書き終えたら、封筒の表面に、右上から左下へ「縦書き」で「住所」と「名前」を記入します。
・封筒の表面
表面には、宛先の情報を記入していきます。宛先の住所は、右上から郵便番号、都道府県、建物名、部屋番号まで省略せず正しく書きます。先ほど便箋の書き方で述べたように、宛名を書く時には、正確な「敬称」を使うことが必要になります。しっかりと「御中」と「様」を使い分け、封筒の中央に「宛先名」を書きましょう。
・封筒の裏面
裏面には、投函日と差出人の情報を記入していきます。投函日は、封筒をポストに入れて郵送する日を書き、差出人住所は郵便番号、都道府県、建物名、部屋番号など略さず正しく書きます。最後に、自分の氏名を書きます。（新卒者の場合には、大学名や学部名も記入しましょう）
以上のように封筒の表面と裏面を記入したら、口の部分を糊付けし上から「〆」の字を書いて封書にしましょう。
内定辞退の手紙・封筒【例文編】
内定辞退の手紙や封筒の書き方のポイントについては理解していただけたでしょうか。では、実際に例文を参考にして手紙を作成してみましょう。
【内定辞退の手紙の中身・便箋の例】
拝啓
〇〇の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は、格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
この度、内定を辞退させていただきたくご連絡致しました。最後まで大変悩んだのですが、自分の適性などを鑑みて検討し、誠に勝手ながらこのような決断に至りました。貴社の皆様には、貴重なお時間をいただき大変よくしていただいたにも関わらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。
末筆ではございますが、今後も貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
□□大学 △△学部 辞田 次郎
ABCD 株式会社 EFGH 部 採用担当者 IJKLM 様
【封筒の表面の例】
〒XXX-XXXX
〇〇県△△市××区□□ビル▼階◆◆号室
ABCD 株式会社 EFGH 部 採用担当者 IJKLM 様
【封筒の裏面の例】
令和〇年〇月〇日
〒XXX-XXXX
東京都△△区××□□ハイツ◆◆号室
〇〇大学△△学部 辞田 次郎
内定辞退の手紙・封筒【入れ方編】
以上のように例文を参考にして無事内定辞退の手紙を書くことができたら、お詫び状の便箋を3つ折りにして封筒に入れましょう。入れ方は次の通りです。
・縦書きの手紙に対して横線が入るように3つ折りにする
・3つ折りの方法は、①②の順番で行う
①3等分した下の部分を真ん中に向けて折る
②3等分した上の部分を①に兼ねるように真ん中に向けて折る
・3つ折りができたら、封筒を開いたときに便箋の字面がすぐ見えるよう、文字が書いてある側を封筒の裏面に向けて入れる。
封筒に入れて封書にしたのちに84円切手を貼り、近くのポストへ投函します。企業へ迅速に内定辞退の手紙を出したいという場合には、郵便局から速達扱いで送ってもらいましょう。
内定辞退の手紙・封筒【最終チェック】
ここまで内定辞退の手紙や封筒の選び方・書き方・送り方について解説していきましたが、「自分が書いたものが正しいか不安だ」「間違っていないか確認したい」という方は、次の最終チェックの項目と自分の手紙とを照らし合わせてみてくださいね。
【内定辞退の手紙・封筒の最終チェック】
- 内定辞退の手紙より先に企業へ電話連絡した
- 白色、長形3号、中身の透けない2重封筒を用意した
- 白色、無地、縦線入りの便箋を用意した
- 手紙や封筒は「手書き」「縦書き」で書いた
- 便箋には、頭語・結語を書いた
- 時候の挨拶を季節に合わせて書いた
- 本文に「お詫び」「感謝」「内定辞退の理由」を書いた
- 最後に「記入日」「差出人」「宛先」の情報を書いた
- 3つ折りにして手紙を封筒に入れた
- 封筒の表面に宛先の住所と名前を記入した
- 封筒の裏面に投函日と差出人の住所と氏名を記入した
- 口の部分を閉じて「〆」を書き封書にした
- 普通郵便か速達で送った
まとめ
今回は、内定辞退の手紙や封筒の選び方・書き方・送り方について例文つきで解説していきました。1つずつ内容や項目確認して書くことは骨の折れる作業ですので、少し面倒に感じるかもしれません。ですが、丁寧に作業を行ってみることで、社会人として必要なスキルを身につけることにつながります。ぜひ、最終チェックの項目などを活用して手紙を郵送し、就職活動を最後まで乗り切ってくださいね。
