就活を始めるとメールの多さに驚きを感じるかと思います。
「企業からメールが送られてきたけど、どうやって返せばいいのだろう」
「メールは敬語が多くて大変、言葉遣いが難しい」
と思っている人も多いと思います。
ここで本日は、就活のメール対応方法についてご紹介していきたいと思います。
メールの書き方で企業への印象がぐんっと良くなります。ぜひご参考にしてください。
目次
面接に進もう！｜メールは就活の合否に影響する！？
早速ですが、メールは就活の合否に影響するのでしょうか。
結論は、メールだけで合否が決まることはありません。しかし、合否の判断材料になります。
「面接前のメールのマナーがなってない」という理由で面接が不合格ということはほとんどありません。しかし、面接前のメールで「面接担当者に好印象を与えたり、反対に悪い印象を与えたりします」当然、事前の印象を踏まえて面接が行われますので、合否にも影響があると考えて良いでしょう。
例えば、応募先の企業のメールのレスポンスが遅いと、就活生の皆さんも
「この企業メール返ってこないな、大丈夫かな？」
と心配になると思います。場合によっては、志望度が下がることもあるかもしれません。
少なくとも、メールの返信は遅いことが好印象にはならないと思います。
これと同じことが、企業にも起こります。
面接に進もう！｜就活メールの基本マナー
では、就活メールの基本マナーについてご紹介していきましょう。
注意点は次の通りです。
＜送信時間に注意！＞
- 早朝や深夜の時間帯は避けよう。
- 企業は基本9：00~18：00が活動時間。お昼休みも考慮しよう。
＜レスポンスは早さが大事！＞
- 半日以上レスポンスを放置するのは止めましょう
- どうしても返事が遅れる場合はその旨を伝えましょう
＜誤字脱字は絶対NG！＞
- 誤字脱字は絶対NG。送信前に見直しをしましょう
- 担当者の名前・役職名は、送信前に確認しましょう
では順番にみていきましょう。
就活メールの基本｜送信時間に注意！
「電話と違ってメールなら時間を気にしなくても大丈夫」と思ってませんか。
メールでもある程度「送って良い時間」があります。
メールを送って良い時間は、原則9;00～18：00が望ましいです。
採用担当の方の就業時間以外にメールを送るのはあまり望ましくありません。
できれば一般的な就業時間である上記の時間帯に送るようにしましょう。
就活メールの基本｜レスポンスは早さが大事！
メールの返事は早さが大切です。
「仕事のできる人はレスポンスが早い」
と言う話を聞いたことがある人も多いのではないでしょうか？
メールのレスポンスを早くすることで、企業からの信頼を得ることができます。
「アルバイトなどでレスポンスが遅れてしまう場合はどうしたら良いの？」
と思う人もいるかと思いますが、その点は安心してください。
企業側としても、授業やアルバイトなどの理由で送信が遅れることは考慮しています。
また、「当日に別の面接が入るかもしれない」など、どうしても返信が遅くなってしまう場合は、事前に伝えておく方が良いでしょう。
メールを送った側としては、返信がないと「そもそもメールが読まれたのか」不安に感じます。一旦、現状の連絡として、いま予定がわからないので、分かり次第連絡する旨を連絡してあげた方が親切です。
例えば、
「面接日程の件ですが、授業の関係で現在予定がわかりかねます。大変申し訳ございませんが、○○日以降のご返答でもよろしいでしょうか。」と事前に連絡しておくと良いでしょう。
就活メールの基本｜誤字脱字は絶対NG！
基本中の基本ですが、誤字脱字は絶対に無くしましょう。
「そう言われても、どうしても誤字脱字がなくならない」
と思った人は、少なくとも送信ボタンを押す前に、一度メールを見直してみてください。落ち着いて見直すと、意外な誤字や脱字に気づくはずです。
とくに担当者名や役職名、社名を間違えてしまうと、非常に心象が悪くなってしまいます。
メールを書く際はぜひ必ず注意してください。
以上が就活メールの基本マナーになります。
「メールを送る時間」「レスポンスの早さ」「誤字脱字がないか注意する」の３点に注意してください。
面接に進もう！｜就活の返信メール・例文紹介
続いて、就活の返信メールと返信の例文を紹介していきたいと思います。
就活の返信メールは面接日程の調整が主となっていきます。
「面接日程がどうしても合わない場合はどうしたらいいの？」
といった不安にもお答えいきたいと思います。
就活の返信メール ～日程調整～
① 指定された日程で対応可能な場合
② 指定された日は対応できず、日程調整が必要な場合
と２つのパターンに沿ってご紹介します。
就活の返信メール・例文紹介①
～指定された日程で対応が可能な場合～
まず初めに「企業に指定された日程で対応が可能な場合」の例文をご紹介したいと思います。
ポイントは次の通りです。
・まずは面接の機会への感謝
・面接日程の再確認
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＜例文＞
株式会社●●
人事部採用担当
■■様
▲▲大学▲▲学部▲▲学科 就活花子と申します。
面接日程の件、ご連絡頂きありがとうございます。
日程ですが、ご提案いただきました【3月15日金曜日 11時〜】
こちらの日程でお願いしたく存じ上げます。
お忙しい中、面接の日程をご調整いただきありがとうございます。
当日は何卒宜しくお願い致します。
▲▲大学▲▲学部▲▲学科
就活 花子
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以上のような例文を参考に返信すると良いでしょう。
予定が確認できればすぐにメールを返していきましょう！
就活の返信メール・例文紹介②
次に、指定された日程で対応できず、日程調整が必要な場合をご紹介します。
「うわ！その日は外せない用事があるのに…」
となった場合でも大丈夫です。ぜひ日程の再調整をお願いをしましょう。
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＜例文＞
株式会社●●
人事部採用担当
■■様
▲▲大学▲▲学部▲▲学科 就活花子と申します。
面接日程の件、ご連絡頂きありがとうございます。
日程ですが、ご提案いただきました日程に別件があるため、
以下の日程で再度ご調整頂けないでしょうか？
・5月11日（水）12時以降
・5月12日（木）12時以降
・5月13日（金）10時以降
ご多用のところ誠に恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。
▲▲大学▲▲学部▲▲学科
就活 花子
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ポイントは、
・候補日を３つほどをあげる
・候補日や候補時間を広く取ること。
特に時間に関しては「ピンポイントな時間」は避けましょう。
以上になります。
仮に候補日が先方の都合でNGだった場合は、再々候補日の連絡が来ますので、再度調整を行ってください。
面接に進もう！｜やってはいけないNG表現
最後にやってはいけないNG表現を4つご紹介します。
・担当者の名前・役職を間違える。
・絵文字を使う
・誤字脱字
・要点が伝わらない文章構成
以上4つがやってはいけないNG表現です。
特に4つ目の「要点が伝わらない文章構成」は、自分でもなかなか気がつかない点です。
ぜひ意識してみてください。
やってはいけないNG表現｜読みにくい文章とは？？
読みにくい文章にはいくつか特徴があります。
採用担当も人ですから、読みづらいメールを送られると「この文章読みにくい」「で、何が言いたいの？何を返事すればいいの？」という気持ちになってしまいます。
具体的にどのような文章が読みにくいかというと、
・主語と述語の位置が離れすぎている文章
・文の始まりから終わりまで長過ぎる文章
・改行がない文章
といった特徴の文章です。
では逆にどのような文章が読みやすいかというと、
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株式会社●●
人事部採用担当
■■様
▲▲大学▲▲学部▲▲学科 就活花子と申します。
面接日程の件、ご連絡頂きありがとうございます。
ご提案頂きました3月11日（水）11時〜
こちらの日程でお願いしたく存じ上げます。
また日程に変更などございましたら、お手数ですがご連絡ください。
以上、何卒宜しくお願い致します。
▲▲大学▲▲学部▲▲学科
就活 花子
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上記のような文章は、メールの目的が簡潔に書かれていて読みやすいと思います。
このメールのポイントは、
・適度な改行がある
・本文の内容の塊ごとに改行されている
・文の区切りの良いところで改行する。
と３つのポイントがあげられます。
特にメールは、言いたいことが明確だと読みやすいです。
ぜひ自分の書いたメールが分かりやすいか、時には意識してみてください。
まとめ
今回は、就活のメールの書き方や送り方をご紹介してきました。いかがでしたでしょうか？
ビジネスメールに慣れていない人は、改めて「気をつけなくては・・・」と思ったのではないでしょうか。
まとめると「メールの基本マナー」は「メールを送る時間」「メールを送るタイミング」「誤字脱字」という３点は特に重要です。
また、メールの本文は「読み手に配慮してわかりやすい文章」を書くことが大切です。
メールはいつでも送ることができ、直接話さずに用件を伝えることができる反面、一度送ってしまうと取り消すことができません。また、伝えるべき内容をわかるように書く文章力を必要とします。
ぜひ、マナーに気をつけて就活を進めてください。
