内定辞退メールはどのように送れば良い？具体的な例文と合わせて確認

内定辞退メールを送りたいけど、どのように送れば良いか、迷っている人はいませんか？内定辞退は、なかなか言いにくい内容のため、どのように注意して送れば良いのか、分からないですよね。

この記事では、そんな内定辞退メールの送り方やマナーを、実際の例文と合わせて確認していきます。ぜひ確認して、内定辞退メールを送る際に参考にしてみてください。

内定辞退を電話で伝えるのは怖い…。メールでも大丈夫？基本的なマナーを確認

まずは、内定辞退を伝える際の、基本的なマナーについて確認します。そもそもメールで伝えて大丈夫なのか、どんなことに気をつければ良いのか、チェックしてみてください。

内定辞退をする際は、できるだけ早めに伝える

内定辞退を伝えるときの鉄則は「1日でも早く伝える」ということです。企業は、毎年採用する枠を設けて、採用活動を行っています。

内定を辞退されてしまうと、そこに穴ができてしまい、新たに確保する必要があるため、早くに連絡をもらわないと困ってしまいます。

内定辞退を伝える際には、1日でも早く伝えるようにしましょう。

きちんと誠意を見せる

内定辞退を伝える際には、きちんと誠意を見せることが大切です。内定辞退は、そこまで珍しいことではないものの、誠意のない内定辞退は、いらぬ問題を引き起こしかねません。

内定辞退の伝え方には何通りか存在しますが、最も誠意を伝えられる方法で伝えるのがベストです。

言葉遣いなどに気をつけて、最上級の配慮をする必要があります。

内定承諾後に辞退メールを送るのは失礼？

内定承諾後に辞退メールを送ることは、可能です。しかし、一度承諾をしてしまっているため、相手が納得するまで、対応をする必要があります。

初めて内定通知をもらって、内定辞退をするとき以上に、丁寧に辞退に至った理由などを伝える必要があります。

内定辞退メールを送るときの流れやポイントは？理由はどうすれば良い？

ここでは、内定辞退メールを送るときの大きな流れやポイントについて解説します。合わせて、辞退する理由についてもご紹介するので、確認してみてください。

まずは具体的な例文を確認してみよう

内定辞退メールは、次のように送信しましょう。

件名：内定辞退のご連絡
本文：
株式会社◯◯ 採用担当△△様

お世話になります。先日、内定通知をいただきました、□□大学の◎◎と申します。

まずは、内定のご連絡、誠にありがとうございました。
非常に嬉しいご連絡をいただいたのですが、誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

実は、御社以外からもいくつか内定をいただいておりまして、相性や将来についてじっくり考えた結果、別の企業様とのご縁を感じ、そちらに入社することにいたしました。

△△様には、非常に多くの時間やご迷惑をおかけしてしまったこと、大変申し訳なく思っております。また、メールでのご連絡となってしまったこと、重ね重ねお詫び申し上げます。

最後になりますが、御社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

署名

件名は内定辞退がひと目で分かるようにする

まずは、件名です。件名は、「一体どんなメールなのか」がひと目で分かるようにする必要があります。

例えば、内定辞退に関するメールであれば、「内定辞退に関するご連絡」「内定辞退について」などとしてあげると分かりやすいでしょう。

「先日内定をいただいた◯◯です」などと、文章にすることや、メールの本文を見なければ内容が想像できない件名は、良いとは言えません。

特に採用期間中は、大量のメールが送信されるので、ひと目見て、内容や重要度が分かるものにしましょう。

挨拶・内定のお礼、そして内定辞退をしたい旨を伝える

続いて、挨拶・内定のお礼、そして内定辞退をしたい旨を伝えます。

具体的には、次のようになります。
「株式会社◯◯　採用担当△△様

お世話になります。先日、内定のご連絡をいただいた、◯◯大学の△△です。この度は、内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございます。

このような光栄な通知をいただいた上で、大変申し上げにくいのですが、内定辞退をさせていただきたく、ご連絡いたしました。」

内定辞退の理由を明確に伝える

続いて、内定辞退に至った理由を明確に伝えます。内定辞退理由は、伝えなくても良い場合がありますが、やはり企業側としては、理由が気になるでしょうから、簡単に言っておくと親切です。

また、理由が聞きたいために電話や来社といった流れになることもあるため、最初から簡単にでも理由は伝えておくようにしましょう。

内定辞退に至った理由として挙げられるのは、
別の企業へ就職することに決めたから
大学院へ進むことにしたから
家族の関係で就職しないことにしたから
などです。

最も多いのは、別の企業へ就職することに決めたからというものでしょう。内定辞退に至った理由については、嘘をつくことなく、簡潔に伝えることが大切です。

内定辞退となってしまったこと、メールでの連絡になってしまったことの謝罪

続いて、内定辞退となってしまったこと、メールでの連絡になってしまったことの謝罪をします。

内定辞退を伝える際は、申し訳ない気持ち・誠意を見せる必要があります。そのために、必ず多くの時間を割いていただいたのに、内定辞退となってしまったことを、謝罪しましょう。

そして、まずは取り急ぎメールで連絡したこと、もしくは、メールでの連絡になってしまったことも合わせて謝罪しましょう。

理由と謝罪の両方を伝えれば、1回の連絡で内定辞退を了承してもらえる可能性が高くなります。

内定をもらった企業の発展を祈る言葉で締める

そして、最後には必ず、内定をもらった企業の発展を祈る言葉を入れましょう。

発展を祈る言葉を添えるのは、マナーなので、必ず入れるようにしましょう。

内定辞退のメールはどのように送れば良い？具体的な例文で確認

ここでは、内定辞退のいろいろな伝え方についてご紹介します。具体的な例文も紹介するので、合わせて確認してみてください。

電話で伝える場合

電話で内定辞退を伝えると、次のようなメリットがあります。
内定辞退について、しっかり説明ができる（話し合える）
気持ちをダイレクトに伝えられる
電話の最大のメリットは、きちんと話し合い・やり取りができる点です。メールの場合は、遅くて数日以内に返信が返ってくることがあるため、なかなか話し合いが進まないというデメリットがあります。

しかし電話であれば、多少時間はかかりますが、その時間の中でしっかり話し合うことができます。電話で内定辞退を伝えれば、確実に1回の電話で辞退することができると言えるでしょう。

デメリットとしては、
内定辞退をやめるように説得される・詰められる
相手とのスケジュール調整が必要な場合がある
といった点が挙げられます。「どうして内定辞退しようと思ったのですか？」「それは弊社でも叶えられませんか？」など、かなりしつこく聞かれることもあります。

そのときに、きちんと答えられないと「もう一度しっかり考えてください」という結論になりかねないので、準備が必要です。

また、電話はある程度時間がかかるものなので、まとまった時間が取れるスケジュールをお互い探す必要があります。アポイントメントなしで電話で話せる場合もありますが、忙しい採用期間であれば、なかなか取れない場合もあるでしょう。

そういったときに、メール等でスケジュールを組まないといけないのが、少々面倒というデメリットもあります。

メールで伝える場合

内定辞退は、メールで伝えるという方法もあります。内定辞退をメールで伝えるメリットは、次のようなものが挙げられます。
相手や自分のスケジュールを気にすることなく、気軽に伝えられる
メールの文面を時間をかけて作り上げることができる

メールの最大のメリットは、相手のスケジュールを気にすることなく、送信することができることです。電話であれば、相手の時間やスケジュールを気にする必要がありますが、メールは失礼のない時間帯であれば、いつでも送信することができます。

また、メールの文面をじっくり考えることができるというメリットもあります。電話は、矢継ぎ早にやり取りする必要がありますが、メールは、1回で納得できるように、文章を作り上げることができます。

そういった点も踏まえて、まずはメールで内定辞退を伝えて、その後、電話や直接来社と言った形が、ベストだと言えるでしょう。

内定辞退メールの返信はどのようにすれば良い？例文も合わせて確認

内定辞退メールを送信した際、必ずそのメールに対して返信が来ますが、それには返信したほうが良いでしょうか。ここでは、内定辞退メールの返信方法や、具体的な例文も合わせてご紹介します。

ポイント

内定辞退メールへの返信に返信するかどうかは、返ってきたメールの内容によります。

内容のパターンとしては、
内定辞退の承諾・了承
内定辞退理由が知りたい、電話や直接来社して話し合いたいなどの提案
があります。

1つ目の、承諾・了承の内容であれば、返信する必要はありません。しかし、2つ目の質問・提案等であれば、きちんと返信・対応する必要があります。

具体的な例文

内定辞退メールへの返信に質問や提案が書いてあれば、次のように返信を送りましょう。

お世話になっております。
お電話での話し合い、承知いたしました。つきましては、スケジュールの調整を行いたいのですが、ご都合の良い日付・時間帯を教えていただけますでしょうか？
私は、
・◯月◯日　△時〜△時
・◯月◯日　△時〜△時
・◯月◯日　△時〜△時
でしたら、調整できます。

よろしくお願いいたします。
署名

また、対応に応じないという方法もあります。その場合は、次のように送信しましょう。

お世話になっております。

お電話での話し合いをご提案いただきましたが、先日もお伝えいたしました通り、相性や自分の将来についてじっくり考えた末での決断です。苦渋の決断となりましたが、今後心変わりすることはございません。

このメールにて、内定辞退とさせていただきます。

◯◯様には、大変なご迷惑をおかけしてしまったこと、重ね重ねお詫び申し上げます。

署名

内定辞退メールを送ったけど、返信がこない…。どうすれば良い？

内定辞退メールを送信したけれど、返信が来ない場合もあります。その場合は、必ず確認の連絡をしましょう。

確認方法としては、
電話で確認する
メールで確認する
の2種類があります。

1週間経っても返信がない場合は、会社に電話をして、採用担当者の人にメールを確認してほしい旨を伝えるか、メールを再送信するか、確認メールを送信しましょう。

電話で伝える場合は、そのまま採用担当者と話をする流れになることもあるので、ある程度準備しておくと良いです。

そして、内定辞退メールを送ったから、それで良い、というわけではなく、きちんと相手からの承諾・了承をもらってから、内定辞退が完了したと認識しましょう。もし、何らかのエラーで届いていない場合、内定辞退の連絡もなしに、入社を拒否したことになり、最悪の場合、問題に発展しかねません。

そういったことは絶対にないように、必ず返信をもらうまでは、きちんと対応しましょう。

内定辞退メールのマナーを確認して正しく伝えよう

ここまで、内定辞退メールのマナーについて確認してきました。内定辞退メールは、送信すれば良いというわけではありません。

きちんと、企業側の言い分や希望に対応して、相手から了承・承諾をもらって、初めて内定辞退となります。

最後まで、しっかり対応することが大切です。この記事を確認して、失礼のないような内定辞退メールを送信しましょう。