リクルート生の皆さま、毎日就職活動お疲れ様です！ob訪問は順調ですか？ob訪問といえども、あなたが対外的なコンタクトを取る大事な機会です。メールの返信が来ないと、とても不安ですよね。今回は「ob訪問のメール返信が来ない」場合の対処法などのお話です！
目次
【返信】ob訪問に必要なメールって？
さてまずは、ob訪問におけるメールの種類についてお話ししていきますね。ob訪問に必要なメールは全部で6つと非常に多いですが、テクニック次第では省略することもできます。
パターン①【依頼メール】
就活のob訪問では、社会人の方とメールでアポを取ることが多いです。よって依頼メールとは、一番初めにobへ送るメールであり、あなたの印象を決定づける重要なものです。
ポイントは、「obの連絡先を知った経緯」を明記することです。例えばご自身のスマートフォンに知らない番号から連絡が来た場合、どう思われますか？出るか出ないかは別として、一旦警戒しますよね。メールの場合も同様に、知らないアドレスは不審がられます。
パターン②【返信メール】
依頼メールに対してobの方が返信を下さった場合は、そのメールに対してまた返信しましょう。ob訪問を受けて下さったか否かに関わらず、全員に返信することが大切です。
ポイントは、件名を消さずにそのまま使用することです。件名を消してしまうと、前後の流れが把握しづらくなります。これはビジネスマナーの一つですので、覚えておきましょう。
また、どのメールにも言えることですが、できるだけ早く当日中にメールを送ることが大切です。時間が経てば経つほど印象が薄くなりますし、内容を詰めづらくなってしまいます。
パターン③【質問メール】
もし可能であれば、事前にobに聞きたい内容をまとめて送っておきましょう。そうすることで、obが回答を考えておいたり、場合によっては資料を持参してくれたりもします。ただ質問内容は、あくまでもインターネットを調べても分からなかったことに限定されます。
例えば会社のホームページなどを見れば簡単に分かる内容は、質問するのを避けましょう。
パターン④【リマインドメール】
リマインドメールとは、ob訪問の前日もしくは数日前に、「○月○日は宜しくお願い致します」という風に念押しをするメールという意味です。ポイントは、「リマインド」という言葉を件名に入れないことです。「リマインドメール」と件名にあると、「あの約束覚えてますか？」という意味に取られることもあり、不快に感じる人もいるからです。ですのでこの場合の件名は「明日のob訪問につきまして」などにしておくのが賢明といえるでしょう。
パターン⑤【お礼メール】
お礼メールとは、無事にob訪問が終えてから、obに対して感謝の気持ちを伝えるメールのことです。この際のポイントは、自分がob訪問で何を学んだか・感じたかという内容を盛り込むことです。そうすることによって、オリジナリティ溢れるお礼メールが完成します。
お礼メールに関しても、できるだけ早く送ることが大切です。時間が経てば経つほど、儀礼的なものになりがちだからです。その場合、印象にも残りづらくなってしまいます。せっかくob訪問が有意義なものになったのであれば、最後まで好印象を与えることが大切です。
パターン⑥【報告メール】
報告メールとは、ご自身の就活が終わり、どこかの企業に内定を頂けた際に送るメールです。内定先がどこであったとしても、お世話になったobに対して感謝の気持ちとともに、自分の進路について報告しましょう。この行動は社会人としてとても大切なことです。
【ob訪問】返信に対するメールの書き方は？
では次に、obからの返信に対するメールの書き方についてお伝えしていきます。せっかく返信して下さったobに失礼のないよう、正しい返信メールの書き方を身に付けましょう。
ポイント①【件名】
どのようなビジネスメールにおいても言えることですが、メールの件名は、受け取った人がそれを見ただけで即座に用件が分かるような件名にしましょう。今回のob・og訪問のメールの返信の場合には、返信の用件がどのようなものなのかによって若干変更があります。
大切なのは、社会人として働いているobの時間をできるだけ割かないように気を付けるという心がけです。例えば「ob訪問」や「ob訪問について」というような漠然とした件名にしてしまうと、メールを開けるのは後にしようと思ってしまうかもしれません。ですのでより具体的に、「ob訪問のお願い」ですとか「ob訪問のお礼」などにする必要があります。
また、件名の後には必ず「大学名・氏名」をカッコ付きで入力しましょう。そのため件名で一般的に用いられるのは、「ob訪問のお願い（××大学 ○○○○）」といった書き方です。
ポイント②【宛名】
宛名で大切なのは、企業名・部署名・担当者名の順番で入力することと、全て正式名称で入力するということです。本文の誤字脱字よりも、これらを間違えてしまうことの方が失礼にあたります。完成形は、「××株式会社△△部▼▼（役職名） ○○○○様」などとなります。
ポイント③【本文】
本文ではまず、挨拶文、自己紹介、返事へのお礼を忘れずに入力します。つい要件から書き出したくなってしまいがちですので、注意しましょう。またob・og訪問を申し込む時の依頼メールでは、この挨拶文と自己紹介を丁寧に書く必要がありますが、返信の場合は簡略的な記述で構いません。完成形の例は「お世話になります。××大学△△部の○○○○です。この度はお忙しい中、ob訪問についてのご連絡をいただき誠に有難うございます」などです。
ポイント④【署名】
どのようなメールでもビジネスにおいては、必ず最後に署名を記してください。具体的な署名の中身としては、「名前」「大学名・学部名・学科名」「メールアドレス」「携帯電話の番号」を入れる必要があります。ob訪問を何度もする予定のある就活生は、メールの署名設定にテンプレートとして記録しておくと、毎回打ち込む必要がないため便利ですよ。
【返信】ob訪問におけるメールのマナーって？
さて次は、実際にメールを送信する際の注意点についてお伝えしていきます。この注意点を守れるかどうかが、obのさらなる返信率を高めるコツと言えますので、ご注意ください。
マナー①【コピペのメールアドレス】
メールアドレスの直接入力は誤送信の元になります。企業側にメールを送る際のメールアドレスはweb上からコピペしましょう。企業名についても同様に、コピペをおすすめします。
マナー②【ケアレスミスにご注意を】
気合いを入れて作成した返信メールですが、作成してすぐに送信しないように気をつけましょう。必ず1度はメールを声に出して読み、誤字脱字チェックをするのです。ob訪問だけではなく、今後esを書く際にもこのようなケアレスミスは大きな減点材料になりえます。
マナー③【24時間以内に返信しよう】
ob訪問の相手は社会人ですので、予定がどんどん先々に入っていることが想定されます。特に日程調整の段階でのメールの場合は、素早くメールを返信しなければ、相手側のスケジューリングをストップさせてしまう可能性もあります。ですのでob訪問に関するメール返信は、最低でも24時間以内にできるだけ早く送ることを習慣づけるようにしましょう。
【ob訪問】メール返信が来ない場合の対処法
ここでは、一生懸命メールを作成したにも関わらずobから返信が来ない場合の対処法についてお伝えしたいと思います。obがメールを返さない場合は2パターンが考えられます。
パターン①【ビジネスマナーの欠如】
ob訪問の依頼メールを送って返信が来ない理由の一つとしては、送ったメールで最低限のマナーがなっておらず、obがその学生と直接会うのは厳しいと判断したためです。就活生の中には、同じ大学・ゼミ・サークルでの先輩後輩という関係性から、友達感覚で依頼メールを送ってしまう人がいるようです。このような就活生は、たとえob訪問を通してobが所属する企業に就活をしたとしてもあまりメリットがないと判断される可能性があります。
そのような場合には、obが意図的にob訪問に対するメールの返信を辞め、アポイントメントを受け付けないことがあるようです。ぜひご自身の送信メールを見直してみて下さい。
パターン②【単純に返信を忘れている】
初回の依頼メールをクリアし、何度かやり取りしたにも関わらずメールが来なくなってしまったという場合は、単純にobが返信をし忘れていることが考えられます。相手は日々忙しく過ごす社会人ですから、どうしても仕事関係のメールチェックが優先されます。また、何かの手違いが生じてメールが送れていなかったり、迷惑メールに分類されてしまっている可能性もあります。3～5日経っても返信が無い場合は、もう一度メールしてみましょう。
就活生必見！ob訪問のメール返信が来ない場合は…のまとめ
さて今回は、ob訪問におけるメールの返信についてのお話でしたが、いかがでしたでしょうか？obから確実に返信を受け取るためには、ビジネスマナーを守ることが大切なんですね。もしob訪問のアポをなかなか取れないという方は、この記事を参考にして下さいね！
