就活中の方必見！ob訪問に必要なメールって？

リクルート生の皆さま、毎日就職活動お疲れ様です！ob訪問は順調ですか？せっかく一生懸命活動されているのですから、少しでもいい企業に採用されたいですよね。今回は、そんな就職活動中の方向けに「ob訪問の際に必要なメール」についてお話しさせて頂きます。

ob訪問におけるメールの役割は？
【ob訪問】メールを送るポイントは？
ob訪問におけるメールの種類って？
就活中の方必見！ob訪問に必要なメールって？のまとめ

ob訪問におけるメールの役割は？

就活を始めた学生にとって、不安なことの一つがob・og・メンターなどに送る「メールの書き方」だと思います。日常生活におけるlineやメールでのやり取りとは違う、ということはお分かりかと思いますが、実際に社会人がどのようなメールを送信しているかは分からないですよね。ビジネスにおいては、件名のつけ方や返信の仕方など、気を付けなければいけないマナーが山ほどあります。ob訪問に関するメールだけで、なんと6パターンあります。

【ob訪問】メールを送るポイントは？

ここでは、実際に社会人にメールを送る際の注意点についてお伝えしたいと思います。メールの構成要素である「宛先」「件名」「宛名」「本文」「署名」の5つを見てみましょう。

パターン①【宛先】

企業のホームページなどにメールアドレスが記載されている場合は、コピー＆ペーストすれば間違いないでしょうが、直接入力の場合は、打ち間違いしないように気をつけましょう。

パターン②【件名】

例えば「ob訪問のお願い　△△大学○○○○（氏名）」などのように、用件が分かるタイトルをつけ、「学校名」と「氏名」を必ず入れるようにしましょう。相手が男性の場合は「ob訪問」、女性の場合は「og訪問」となります。「先輩訪問のお願い」でもいいでしょう。

ob・og訪問の依頼を複数回受ける社会人も中にはいますので、電話連絡した時などに、「学校名」と「氏名」を入れておくと受け取った相手がメールを検索しやすくなります。

また「学校名」と「氏名」以外に「学部」や「学科」まで入れると、メールボックスの表記枠に入りきらない可能性があります。入力するのは「学校名」「氏名」のみにしましょう。

パターン③【宛名】

宛名においては、株式会社などを略さず書かないように気をつけましょう。「部署名」「相手の名前」の順に入力します。役職まで分かっている場合は、「♢♢部△△課課長○○様」とします。社名や人の名前を間違えるのは大変失礼にあたりますので、注意しましょう。

パターン④【本文】

「あいさつ文」と「名乗り」を入れてから、本題に入りましょう。「あいさつ文」は初回メールでは「初めてメールをお送り致します」、2回目以降のやりとりでは「お世話になっております」などが適切でしょう。「名乗り」とは、「学校名」「学部」「学科」「フルネーム」のことです。これらを入力してからの本題ですが、長すぎるメールは相手への負担になります。1行30文字以内を目安に、3～5行につき1行空きを入れるといいでしょう。

パターン⑤【署名】

「氏名」「学校名・学部・学科」「連絡先」をメールの最後にひとまとめにして入れておきましょう。あらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。記号などで飾り立てる必要はありません。必要な情報を、相手に読みやすく提示するようにしましょう。

ob訪問におけるメールの種類って？

上述したように、ob訪問の際に必要なメールの種類は6つです。ここでは、一つ一つについて正しい書き方を解説していきます。これからob訪問を行う方はぜひ参考にして下さい。

パターン①【依頼メール】

社会人は1日に大量のメールに対応しています。繰り返しになりますが、用件と送信者がひと目で分かる件名をつけましょう。また、業界や会社のどんなところに興味・関心を持ち、先輩たちの話を聞きたいと思ったのかを書くと、気持ちが伝わるメールになるでしょう。

ポイントは、相手の連絡先を知った経緯を明記することです。突然、見知らぬ人からメールが来れば、警戒されたり不審がられてしまうかもしれません。また、多くの人が個人情報の流出に敏感になっている現代ですので、ルートが分かることで安心して対応して貰えます。

この段階では、相手の仕事が忙しい時期などは分かりません。アポイントメントの日時を直近で指定したり、選択肢がなくピンポイントな日付で依頼するようなことは避けましょう。

パターン②【返信メール】

先輩から依頼メールに対する返信をもらったら、ob・og訪問を承諾してもらえた場合も断られてしまった場合も関係なく、メールを送りましょう。たとえ断られてしまったとしても、リアクションをしてくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えることが必要です。

ob・og訪問を受け入れて下さった場合に、当日聞きたいことがまとまっている状態であれば、メールに書き添えておきましょう。この「質問メール」は後日でも構いません。また、社会人は業務の都合上、急にスケジュールが変更になることがありますので、一番つながりやすい連絡先をあらためて明示しておきましょう。こうすれば相手にとっても安心です。

ob・og訪問を断られた場合も、メールをもらったままにせず、返信しましょう。スケジュールを検討し、わざわざ返信をくれたことに感謝の気持ちを伝えたいものです。

パターン③【質問メール】

ob訪問では事前に質問事項についてメールを送った方が質の良い情報を得られる可能性が高くなります。ob・ogが質問を事前に把握することによって、回答内容を考えたり、分からない情報を事前に問い合わせて頂けることがあるからです。ob訪問で質問したいことをメールで送っておけば、ob・ogの方も何を聞きたいのかが明確になるため、それに関連する資料などを持参してくれたり、自分よりも詳しい社員に聞いておいて貰えたりします。

質問内容のポイントとしては、次の4点が挙げられます。それは「仕事内容に関する情報」「職場の雰囲気に関する情報」「会社の事業に関する情報」「就職活動に関する情報」です。この4点は会社のホームページをどれだけ探しても得ることができないでしょう。

あくまでも、会社のホームページを調べればわかる内容を質問しないように気をつけましょう。ob・ogの方からでないと聞き出せない情報をどれだけ聞けるかがob訪問のカギです。

パターン④【リマインドメール】

質問メールも送ったし、後は当日待ち合わせ場所に行くだけ…という段階で送るべきなのがこの「リマインドメール」です。「リマインド」とは、「思い出させる」「気付かせる」という意味であり、そのためリマインドメールは「相手に約束を思い出させる」「再確認させる」メールという意味になります。リマインドメールには次のようなメリットがあります。

まず、ob訪問の前日や数日前にリマインドメールを送ることで、互いの認識のズレを埋めることができます。社会人は日々忙しく業務にあたっていますので、約束を忘れていたり、日時の覚え違いをしている可能性があります。その修正ができる役割を担っています。

また、リマインドメールを送ることによって、相手に丁寧な印象を与える効果もあります。学生のうちから送っていれば、「しっかりした学生だな」という風に捉えられるでしょう。

リマインドメールを作成するポイントは、件名に「リマインドメール」という記載をしないことです。なぜかというと件名に「リマインドメール」と書くことで、不愉快に感じる人が一定数いるからです。「あの約束覚えてる？」という意味に捉えられてしまうことがあるということですね。ですので件名は「明日のob訪問につきまして」などが適切でしょう。