エントリーシートをやっとの想いで書き終えることができたら「早く提出したい」と多くの方が思うはずです。
志望をする企業に早く届けたい想いは分かるのですが、実はエントリーシートを郵送する際に間違えた行動をとってしまい、人事担当者の元に届いた際に悪いイメージを持たれてしまうことがあります。
どんな間違いをすれば悪い印象を抱かれてしまうのでしょう。
きっと多くの方が気になるはずです。
この記事では、エントリーシートを郵送する際に間違えやすいポイントや郵送で気を付ける点など徹底解説します。
エントリーシートが人事担当者の元に届くと、まずは郵送の仕方に間違いが無いのかをチェックされるのです。
したがって、郵送方法を雑にすると「大雑把な人」と思われてしまう可能性があると覚えておきましょう。
目次
エントリーシートを郵送する際のポイント！【封筒の選び方】
まず紹介するのが郵送をする際に重要になる「封筒の選び方」についてです。
エントリーシートを書き終えることができたら、郵送の準備をすることになるでしょう。
できれば書く前にある程度のものを揃えておくことですぐに郵送をすることができるはずです。
そのため、今就職活動を行っている方がいるのであれば「何が必要になるのか」をチェックしておきましょう。
そして、準備をする封筒ですがポイントが2つあります。
1つ目は「同封をする書類のサイズに合わせること」です。
エントリーシート以外であれば、履歴書を郵送する際にも封筒は必要になるので併せて覚えておくと良いでしょう。
就職活動に使う封筒のサイズは「とりあえず入れば良い」というものではありません。
なんとなく選んでしまうと、後から痛い目をみてしまいます。
封筒選びで大事になるのは「折り曲げないこと」と「サイズがピッタリ合うこと」です。
エントリーシートのサイズで多いのがA4サイズ、履歴書であればA4・B5のどちらかになるでしょう。
A4サイズの書類を折り曲げずに入れるのであれば角形2号（角2と書かれることが多い）の封筒がピッタリのサイズになります。
B5サイズの書類を入れる際は、角形4号のサイズがピッタリです。
しかし、後述しますが封筒の中には書類以外に入れるものがあり、そのサイズがB5より大きくなるため、基本的にはA4サイズの角形2号の封筒を準備しておくと間違いは無いでしょう。
たまに、A3サイズが入るような「とりあえず大きな封筒を用意した」という方がいるのですが、これはNGです。
就職活動において大事になるのは「正しいものを選択すること」になります。
2つ目は「封筒の色味を間違えないこと」です。
一般的に重要書類は白色の封筒に入れることが多くなります。
アルバイトの面接に行った経験がある方は、履歴書と白色の封筒がセットになっているものを購入した経験がある方も多いのではないでしょうか？
白色の封筒に「応募書類在中」と書かれたものを見たことがある方も多いはずです。
茶封筒が家にあるから使いたいと思う方もいるかもしれません。
しかし、茶封筒は事務的な場面で利用されることがほとんどなので使用をするのは控えるようにしてください。
就活には守るべきルールやマナーがたくさんあります。
封筒の色は白であることが当たり前とされているので、気を付けましょう。
エントリーシートを郵送する前にチェック！用意をするもの
先ほどエントリーシートを郵送する前に「準備しておくものがある」と紹介をしました。
封筒は必ず必要になるので、忘れることはないでしょう。
しかし、同封をするものに「忘れがちなもの」があるので、改めて覚えておいてください。
郵送をする前に用意するものは5点です。
- エントリーシート
- 封筒
- 切手
の3点は必ず必要になるので忘れることはないでしょう。
- 送付状
- クリアファイル
この2点を入れ忘れてしまう人は多いので気を付けてください。
送付状というのは「この封筒の中にはこういった書類が入っています」と伝えるための書類です。
そしてクリアファイルにエントリーシートを入れることで、配達時に雨が降って文字が滲むことや、配達中の折れ曲がりを防いでくれるでしょう。
クリアファイルに書類を入れることは「重要書類」であることを伝えるマナーのようなものです。
受け取り手に考慮をする気持ちを伝えることは就活で必要になります。
【期日がギリギリ】エントリーシートは速達で郵送をしても良いの？
もしかすると、エントリーシートを書き終えたときに「締切日がギリギリだった」という状況になっている人もいるかもしれません。
結論から話すと、エントリーシートを郵送して提出をする際は余裕を持って送ることがオススメです。
オンラインから送る場合は、ワンクリックですぐに企業に届けることができます。
しかし、郵送は「万が一」の可能性を考えて、早めの郵送をすることが必要になるのです。
企業によってはオンラインで受け付けることもできるけど、あえて郵送の方式をとっているところもあります。
やはり郵送にすることでその人の仕事に対する取り組み方や、計画性を見ることができるからでしょう。
もちろん、締切日当日に到着をすることが悪いことではありません。
迷った挙句ギリギリに提出を決めて短い期間で書き上げる努力をした人もいるでしょう。
しかし、そういった部分はエントリーシートを届けた時点では伝えることはできません。
たとえ「速達」でエントリーシートが届いたとしても、「速達で届けてくれるほど志望度合いが高いんだ」と思われることはないのです。
したがって、なるべく早く郵送をすることが何よりも大事になります。
ただ、どうしてもギリギリで「速達をするしかない」という状況になることもあるかもしれません。
普通に郵送をすれば期日には間に合わないけど、速達にすれば届くこともあるでしょう。
その場合、速達で送るようにしてください。
速達は印象が悪くなるものでもなければ、良くなるものもでありません。
評価に値しないものなので、使わなければいけないと判断したのであれば早急に速達という手段をとるようにしてください。
悩んで届けられないことが一番勿体ないですし、あなた自身が後悔をする原因になってしまいます。
提出をしなければ相手に想いを伝えることすらできないので、届けられるようであるのなら速達といった方法を使うことも必要になると覚えておきましょう。
エントリーシートを郵送する前に【封筒に記入間違いがないか】をチェック
ここまで、エントリーシートを郵送する際に準備をしておくものや、郵送をする期日について紹介をしました。
余裕を持った行動ができる人は社会にでも同じような行動ができると思われるでしょう。
少しでも志望度合いが高い企業に良い印象を抱いてもらいたのであれば、早い段階で届けることは大事になります。
しかし、焦って確認をせずにエントリーシートを郵送したことが原因で「封筒の記入間違い」が起きてしまうことがあるのです。
封筒の記入はただ宛先と差出人の情報を書けば良いと思っている方がたまにいますが、これは大間違いです。
封筒を書く際にも「ルール」があることを覚えておいてください。
ここからは特に間違いやすいポイントをいくつか紹介します。
まず、表面の記入で間違いやすいのが「企業の名称」です。
企業名をわざわざ省略する人は少ないかもしれませんが、たまに略された名前で覚えておいてそのまま書いてしまう人がいます。
これはもちろんNG行為です。
そして、一番多い間違いが企業から届いた書類などに「前株(株）」表記が書かれていることからそれを模写してしまうことになります。
前株は省略した書き方になることを覚えておきましょう。
正式な「株式会社〇〇」と書いてください。
また、企業名に続く名称が「人事部」であれば「人事部御中」になります。
続く名称が人の名前であれば「人事部御担当者〇〇様」といった書き方にしてください。
様と御中の使い方を間違える人は多いので気を付けましょう。
表面の書き忘れで多いのが「応募書類在中」の文字です。
封筒によっては元々赤い文字で書かれているものもありますが、書かれていないものを購入している方は忘れずに書きましょう。
送付状の書き方もチェック
エントリーシートを郵送する際に準備をするものの中に「送付状」がありました。
添え状とも呼ばれることがありこちらの紙は、封筒の中に何が言っているのかが一目でわかるように作られた書類です。
そのため、エントリーシートや履歴書より上に置くので、最初に目にする書類になります。
作り方は手書きではなくパソコンを使用してください。
読みやすさと一目見て分かるような見易さが何より重視されるからです。
「送付状 テンプレート」と検索をすると、いくつかのテンプレートが出てくるでしょう。
これをダウンロードーして企業名や日付を書き換えるだけでOKです。
稀に、自分の想いを記入したくなる人がいて一言付け加えてしまう人がいるのですが、送付状はあくまでも中身を伝えるための書類になるので、自分の想いを伝えるのはルール違反になります。
どうしても…という方もいるかもしれませんが、記入をすることであなたの評価が下がる可能性もあるので「書かない方が好印象」であると自分に言い聞かせるようにしてください。
まとめ
この記事では、エントリーシートを郵送する際に気を付けるべきポイントを紹介しました。
書き終えたらすぐに郵送をしたくなる気持ちは分かるのですが、間違いがあるとここまで頑張ってきた努力が水の泡になることもあるでしょう。
自分が後悔しないためにも、再三のチェックは忘れないようにしてください。
