内定辞退メールを送って、返信が来た場合、そのメールに返信すべきなのか、迷っている人はいませんか？
この記事では、内定辞退メールの返信への返信について、詳しく解説します。ぜひチェックしてみてください。
目次
内定辞退メールの返信への返信はすべき？基本的なマナーを確認
まず、内定辞退メールの返信には、返信すべきなのでしょうか。ここでは、基本的なマナーについてご紹介します。
承諾している場合は返信しなくて大丈夫
内定辞退メールの返信内容が、辞退の承諾・了承という内容であった場合は、返信しなくて大丈夫です。
「内定辞退したい」→「分かりました」と、1回のメールのやり取りの中で完結しているので、こちらから何か連絡するということはしなくて大丈夫です。
内定辞退をメールで伝える側としては、1回の返信で終わりになるのが最も良いですが、このためには、最初のメールの中で、簡潔にでも内定辞退に至った理由を書いたりするなどの工夫が必要になります。
丁寧さに欠けたり、内定辞退について全く触れていなかったりすると、承諾・了承の内容のメールが返ってこないため、きちんと対応するようにしましょう。
引き止められた場合は、きちんと対応する
内定辞退メールの返信内容に、質問事項や、提案等が含まれていた場合は、返信はもちろん、その内容についてきちんと対応する必要があります。
辞退メールの返信内容によくあるのは、
内定辞退に至った経緯や理由について詳しく聞きたい
内定辞退について、電話で話し合いたい
内定辞退について、直接来社して、話し合いたい
などです。
特に、内定辞退メールを送信したのが入社日近かった場合は、返信内容に引き止めが含まれていることが多いです。
引き止められたときの対応ですが、基本的には、希望・提案に応じることをおすすめします。内定辞退に関して、企業側が求める通りに対応しないと、問題に発展してしまう可能性があるためです。
ですが、もちろん毅然とした態度で対応するのも1つです。「心変わりすることはないから、メールで内定辞退とさせていただきたい」と伝えれば、メールで完了させることができるでしょう。
その場合は、次のようなメッセージを送信しましょう。
お世話になっております。
◯◯をご提案いただきましたが、先日のメールでもお伝えしました通り、自分の適性や将来についてじっくり考えた上での決断です。大変心苦しい結果となりましたが、今後心変わりすることはございません。
このメールにて、内定辞退とさせていただきます。
◯◯様には、大変なご迷惑をおかけしてしまったこと、重ね重ねお詫びいたします。
署名
なるべく早く返信する
内定辞退メール返信への返信は、なるべく早く返すのがマナーです。ビジネスメールは、基本的にその日か、次の日には返信するのが良いとされています。
内定辞退が、承諾・了承の内容であれば良いですが、場合によっては、電話・来社といった対応が必要になる場合があります。迅速に対応するためにも、返信は来たらすぐに返すようにしましょう。
もし、すぐに答えが出せない場合は、
お世話になっております。
ただいま、私用で立て込んでおりまして、ご提案に対する回答がすぐにはできない状況です。内容に関しては認識いたしましたので、今しばらくお待ち下さい。
などと、返信してあげると、非常に良いでしょう。
相手の時間を考えて返信する
メールを返信する際にも、相手の時間を考えて返信することが大切です。早朝や深夜に送信することは、良くありません。また、営業時間外に送信することも、あまり好まれません。
返信はなるべく早く返すことが好ましいですが、相手が夜遅くに返信してきた場合には、次の日の午前中に返信するといった、配慮が必要になります。
たとえ、相手の返信や連絡が夜遅くであっても、自分から連絡するときには、相手の都合を見て、平日・営業時間内の時間帯に返信するようにしましょう。
内定辞退メール返信への返信の具体的な例文
ここでは、内定辞退メール返信への返信の具体的な例文についてご紹介します。内定辞退メールの返信には、大きく4種類あります。
内定辞退に対して、承諾・了承したというメール
内定辞退に対して、辞退に至った理由を聞きたいというメール
内定辞退に対して、電話で話し合いたいというメール
内定辞退に対して、直接来社して、再度話し合いたいというメール
です。この中で、返信が必要なのは、2つ目〜4つ目のメールです。
ここでは、その3種類のメールの返信方法について、具体的にご紹介します。
辞退理由などについてメールで聞いてきた場合
内定辞退メール返信の中で、「辞退理由について教えてほしい」と質問されることがあります。そのときは、きちんと簡潔に理由を述べるようにしましょう。
◯◯様
ご連絡ありがとうございます。
内定辞退に至った理由ですが、実は御社以外にも内定をいただいたところがございまして、私の適性やキャリアについてじっくり検討した結果、そちらの企業にご縁を感じたため、今回は辞退させていただいた次第です。
このような形となってしまい、誠に申し訳ございませんが、どうかご容赦いただければと思います。
（署名）
このように返信すると、承諾・了承の内容が返ってくる可能性が非常に高まります。
電話にて話したいと言ってきた場合
返信に「電話で話し合いたい」と言ってきた場合は、応じる場合は、都合の良い日付と時間帯を3つほど提示した上で、返信しましょう。
◯◯様
ご連絡ありがとうございます。
お電話での話し合い、承知いたしました。私のスケジュールといたしましては、
・△月△日 □時〜□時
・△月△日 □時〜□時
・△月△日 □時〜□時
でしたら、都合がつきます。
こちらのスケジュールでご都合が悪ければ、他の日程でも調整いたしますので、お電話のできる日付・時間帯を教えていただければと思います。
よろしくお願いいたします。
（署名）
もし、電話に応じず、メールだけで解決したい場合は、次のような返信を送りましょう。
◯◯様
ご連絡ありがとうございます。
以前もご連絡しましたように、じっくり自分の適性・将来を考えた上で決めたことです。苦渋の決断ではございましたが、今後心変わりすることはありません。
お電話での話し合いをご提案いただきましたが、こちらのメールにてご容赦いただければと思います。
このような形となってしまい、誠に申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
一度会社に来てほしいと言ってきた場合
内定辞退メールの返信の中で、「一度来社して話し合いたい」と提案される場合があります。その提案に対応する場合は、次のように返信しましょう。
◯◯様
ご連絡ありがとうございます。
来社してのお話し合い、承知いたしました。私のスケジュールといたしましては、
・△月△日 □時〜□時
・△月△日 □時〜□時
・△月△日 □時〜□時
でしたら、都合がつきます。
こちらのスケジュールでご都合が悪ければ、他の日程でも調整いたしますので、ご都合の良い日付・時間帯を教えていただければと思います。
よろしくお願いいたします。
（署名）
また、来社の話し合いに応じず、断る場合は、電話の提案があったときと同じように返信しましょう。
内定辞退メールの返信が来ない…。どうすれば良い？
内定辞退メールの返信が来ない場合はどうすれば良いのでしょうか。ここでは、内定辞退メールの返信が来ないときの対処法についてご紹介します。
電話をしてみる
内定辞退のメールの返信が来ない場合は、電話で確認してみるのが最も確実です。電話で確認をする際、大きく2つの流れがあります。
企業の受付の人と話をする
受付の人から、採用担当の人に代わって話をする
1つ目の流れは、受付の人にだけ確認を取るというものです。これは、採用担当がいる・いないに関わらず、確認することができ、受付時間内であれば、いつでも対応してくれるため、非常に確認しやすいです。
2つ目の流れは、受付の人に相談した際に、「採用担当の◯◯に代わりましょうか？」というものです。採用担当の方と話ができるように準備しておく必要がありますが、メールのやり取りなどを行わずして、内定辞退を伝えることができます。
どちらの流れも想定した上で、どちらにするか、決めておくと良いでしょう。
具体的な例文
電話で内定辞退の確認メールが届いているかどうか確認する際、次のような流れで確認しましょう。
あなた：「恐れ入ります。私、◯月◯日に内定のご連絡をいただきました、◯◯大学の△△と申します。先日ご連絡をいただいた□□様宛にメールをお送りしたのですが、3,4日経っても返信がないため、ご確認いただけないかと思い、ご連絡させていただきました。」
電話受付：「そうだったのですね。それは失礼いたしました。この電話で□□にお繋ぎいたしましょうか？」
あなた：「いえ、メールをご確認いただき、返信いただければ結構です。」
電話受付：「承知いたしました。念の為、△△様のご連絡先をお伺いしてよろしいですか？」
あなた：「はい。・・・・・・」
電話受付：「確かに、承りました。この度はご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。もうしばらくお待ちいただけますと、幸いです。」
あなた：「承知いたしました。ご返信、お待ちしております。失礼いたします。」
確認メールを送ってみる
電話と合わせて、確認メールを送ってみるという方法もあります。内定辞退メールの返信が来なく、メールで確認する場合は、
確認メールを送信する
以前送ったメールを再送する
という方法があります。
確認メールは、「以前メールを送信したのですが、届いていますか？」といった内容で、再送メールは「返信が来なく、届いているか心配になったので、同じ内容を送信します」といった内容です。
確認メールを送って、「届いていないので、もう一度送ってくれますか？」という流れになったら、再度送信しなければいけないため、確認メールと再送メールを合わせたメールを送るのが良いでしょう。
具体的な例文
メールで届いているかなどの確認をする際、次のようなメールを送信してみましょう。
件名：【確認メール】内定辞退に関するご連絡
本文：
○○株式会社 人事担当 □□様
先日、内定辞退に関するメールを送らせていただきました、◯◯大学の△△です。
送信してから、3,4日経っても返信がないため、心配になりご連絡させていただいた次第です。
以前送らせていただいたメールが届いていない可能性を考慮し、以下に同じ内容を載せます。お忙しいところ、誠に申し訳ございませんが、ご確認とご返信のほう、よろしくお願いいたします。
（再送内容）
署名
内定辞退メール返信への返信は最後まで丁寧に行うのが大切
ここまで、内定辞退メール返信への返信について、詳しく解説してきました。
そもそも返信すべきなのか、返信のマナーや送り方、返信が来ない場合についての対応など、気をつけるポイントがたくさんありました。
この記事が、少しでも返信をする際の参考になれば幸いです。
