リクルート生の皆さま、毎日就職活動お疲れ様です！ob訪問は順調ですか？せっかく一生懸命就職活動を続けているのですから、少しでもいい条件＆やりがいを持って働ける職場に採用されたいですよね。今回は「ob訪問のお礼メールに対する返信」に関するお話です。
目次
【返信不要】ob訪問におけるお礼メールとは
まず、ob訪問とお礼メールについておさらいしましょう。ob訪問とは、志望業界や企業に勤務している先輩を訪ね、直接話をすることです。先輩を探し出し、アポを取って実際に会うという流れになります。現場にいる人の声は、企業研究をする上で大変役に立ちます。4そのため、任意の活動とされていますが、ぜひ多くの先輩へお願いした方がいいでしょう。
ob訪問後に必要な対応が「お礼メール」です。貴重な時間を提供してくれた先輩へ、メールで感謝の気持ちを伝えましょう。メールを送信する際は、いくつかの注意点があります。
【返信不要】ob訪問お礼メールのポイントは？
では次に、「お礼メールの送り方」についてお伝えしていきますね。ob訪問において、ob・ogの方は忙しい中、全くの善意で後輩のために時間を割いてくれています。よってその善意に対して、きちんとビジネスマナーに則ったお礼メールを送ることを心がけましょう。
ポイント①【送信するタイミング】
お礼メールは、訪問した当日の就業時間内に送信しましょう。あまり遅くなると、相手に感謝の気持ちが伝わりにくくなります。遅くとも、翌日の午前中には送信を済ませましょう。
ただ、当日の夜中や翌日の早朝に送るのは控えた方がいいでしょう。なるべく相手の就業時間内に届くよう、送る時間帯には配慮が必要です。これは電話の時と同様ですよね。メールですので音は鳴りませんが、送信した時間帯は明確に記録として残ります。ですので極度に遅い時間帯または早い時間帯の送信は、常識に欠けていると判断される可能性があります。
ポイント②【どんな相手でも送る】
場合によっては、ob・ogの方が親しい先輩ということもあるかもしれません。ob・ogに限らず友人の兄や姉、親戚のツテなどで訪問する場合もあるでしょう。その際、気のおけない関係のため、慌ててお礼メールを送らなくても良い、と判断するのは避けましょう。相手がどのような方でも、社会人としては先輩にあたります。もし就職が叶った場合、お互いに気持ちよく顔を合わせられるように、親しい方に対しても早めにお礼メールを送りましょう。
ポイント③【件名は分かりやすく】
メールの件名は、できるだけシンプルに分かりやすいものにするよう心がけましょう。例えば「ob訪問のお礼 △△大学○○○○（氏名）」などがいいですね。このような件名のつけ方は、一見すると簡潔すぎて味気ないと感じてしまうかもしれませんが、ビジネスの世界においてはこのような件名が好まれます。これは受け取り側から考えると理解できるでしょう。
社会人は、一日に大量のメールを受け取っています。中には、迷惑メールもあるかもしれません。自分のお礼メールが見過ごされない為には、内容がひと目で分かる件名が有効です。
【返信不要】ob訪問お礼メールの内容は？
ここでは、お礼メールに盛り込むべき内容についてお伝えしていきます。お礼メールは長々と書く必要はありません。むしろビジネスの世界では、長文メールは敬遠されますので、ご注意ください。ob訪問に盛り込むとよい内容とは、以下の3パターンに大別されます。
パターン①【独自性のある内容】
お礼メールを作成する時は、自分だけが送れるような独自性のある内容を盛り込むことが大切です。採用担当者には、社内や取引先から毎日多くのメールが送られてきます。それに加えて、就職活動の時期になると就活生からのお礼メールも多く送られます。そのため、お礼メールの内容をネットで探してそのまま送っても、採用担当者の印象に残りません。ob訪問を経て変化した自分の心境や、企業イメージなどについて盛り込むことが重要なのです。
パターン②【必ず記載する署名】
メールのビジネスマナーとして、メールの最後に署名を記載しましょう。署名とは、送信者の情報のことです。学生であれば、大学名や名前、メールアドレス、住所、電話番号を記載します。こうすることで、受け取った相手が、誰から送られたメールなのか判断できます。
パターン③【返信不要と記載する】
お礼メールを送る際は、忙しい相手への気遣いとして「返信は不要である」旨を記載するようにしましょう。こうすることで、相手への負担が減り、いい印象を与えられるでしょう。
【ob訪問】お礼メールに返信が来る？
お礼メールに「返信は不要である」旨を入れたとしても、「送ってくれてありがとう」「メール読みましたよ」などというように、返信をしてくれる企業もあります。このような場合は、読んでもらえたと安心する一方で、どこまで返信すればいいのか分からず困惑してしまう学生も多いでしょう。企業とメールのやり取りをする際に気をつけるポイントとしては、「自分のメールで終わらせる」ことです。お礼メールの返信であればなおさらです。
メールというものは、極端にいうと「受信した人の時間を奪って」読んでもらうものです。特に、面接や説明会を行う採用担当者などであれば、日々何十、何百というメールを受信しています。メールを読み、タスクの切り分けを行うだけでも時間をとられてしまいます。
そのような人にメールを読んで頂き、かつわざわざ返信してくれたことは、紛れもない誠意によるものです。目上の人が誠意を見せてくれていることに対して、誠意を見せないというのは失礼にあたる可能性があります。お礼メールの返信には、必ず返信をしてくださいね。
【ob訪問】もしお礼メールに返信が来たら…
もしお礼メールを送った後、「返信不要」としていたにも関わらず、再度obから返信が来た場合はどのような対応を取ったらいいのでしょうか？対応ポイントは5つあります。
ポイント①【なるべく早く送信する】
ビジネスにおけるメール全般に言えることですが、メールの返信は早ければ早いほどいいとされています。なぜかというと電話や直接会って話すのと違って、メールは送ってから返ってくるまで時間がかかってしまいます。このリターンにかかる時間が長ければ長いほど、内容を忘れてしまい、しまいには読み返すなどの作業が必要となる可能性もあります。相手の時間を無駄にしないためにも、メールの返信はできるだけ早く返すように心がけましょう。
ですのでメールが来ると想定できる場合には、外出先でもスマートフォンやタブレット端末などを持参しておき「いつでも返信ができる状態」にしておくことが好ましいと言えます。
ポイント②【返信の返信は3文程度で】
よく言われることですが、ビジネスの世界において、メールのやりとりは1往復半で終わらせると効率が良いとされています。返信の返信はこの丁度「半」の部分にあたります。ですのですでに用件が済んだ内容への反応を示すような、短く簡潔なものにしましょう。重要なのは「無駄な時間を使わせない」ことです。だらだらと長く、何を伝えたいのか分からないような文面では、読み手の印象を下げてしまいますし、無駄な時間を使わせてしまいます。
ポイント③【本文や件名は書き換えない】
ビジネスの世界においては、同じ用事や案件の返信の場合には、件名と本文を変えないことは絶対に守らなければならないマナーです。読む側からすると、件名が変わってしまっていると違う内容のメールなのかと勘違いさせてしまいますし、後で検索をかけた際にも非常に見つけづらくなります。また、返信時の引用された本文を書き換えたり、けしたりした場合にも、どのような内容の話をしていたか思い出すのに無駄な時間を使わせてしまいます。
返信メールを送る際には「Re：」をつけ、件名と本文を書き換えないようにしましょう。相手の立場に立って、無駄な時間を使わせないことを念頭において考えることが大切です。
ポイント④【基本はお礼メールと同じ】
お礼メールの返信に対する返信でも、お礼メールと同じマナーを守る必要があります。そのため、件名や宛名、署名などを入れるのは大前提と考えましょう。また、返信への返信だとしても感謝の気持ちを伝えることは大切です。お礼メールで感謝の気持ちは伝えたのだから、何度も入れるのはくどいと思うかもしれませんが、その心配は不要と言えるのです。
ただ、件名や宛名や署名をまた最初から逐一書くのは手間がかかりますし、誤字が入ると大変です。返信への返信だから適当になったんだなと思われてしまうのも、避けたいところです。そのため、最初にテンプレートを作成しておきましょう。ぜひ参考にしてくださいね。
また、返信への返信でも宛名を書く必要があります。その際に会社名を記述する場合は、㈱などと略さないように注意しましょう。これは一般的なビジネスマナーとしても重要です。
返信不要？ob訪問のお礼メールについてのまとめ
さて今回は、ob訪問におけるお礼メールとその返信についてのお話でしたが、いかがでしたでしょうか？お礼メールに対しては、企業からの善意によって返信がくる場合があるんですね。もし返信が来た場合今まではどのように対応すればいいか分からなかったという方もいらっしゃるかもしれませんが、この記事を参考に、適切な返信の返信をしてくださいね！
