エントリーシートが書き終わったら「送付準備」をする必要があります。
封筒や切手を準備することも大事ですが、送り状も必要になります。
しかし、送り状がどのようなものであるのかを知らない方は多く、中には送り状無にエントリーシートの提出を行ってしまう人もいるのです。
この記事では、エントリーシートの送り状とは一体どんなものであるのか、そして送り状を書くうえでのマナーについても詳しく解説をします。
「知らない」では済まされないのが送り状になるので、この機会にどんなものであるのかをよく理解しておきましょう。
難しいイメージを持たれる方も多いのですが、覚えておしまえば「使いまわし」ができる部分もあるので、きっと今後役に立つはずです。
目次
そもそもエントリーシートの【送り状（添え状）】とは
「そもそも送り状とはどんなもの？」と疑問に感じている方は多いでしょう。
あまり聞き馴染みのない言葉かもしれません。
送り状というのは、封筒内に同封している書類の内容を示したものです。
他の呼び方として送付状・添え状などと呼ばれることもありますが、全て意味は同じになるのも覚えておきましょう。
エントリーシートの提出について調べていると「送り状」と「添え状」って言葉をよく見ることになり、意味が違うものであると認識をしてしまう人がいるので注意が必要です。
では、どうして送り状をエントリーシートと同封をする必要があるのか…その「理由」を知っておきましょう。
送り状に必要になるのが「6項目」です。
日付や宛名、自分の住所といった基本項目から、件名・本文・同封した書類についての箇条書きといった「何が入っているのか」を伝える書類になります。
エントリーシートを受け取った企業が「この封筒には何が入っているのか」を確認するための書類になるので、同封をする必要があるのです。
無くてもエントリーシートは企業に届きますが、より丁寧な対応ができる人の方がやはり印象は良くなるでしょう。
フォーマットを覚えれば大丈夫！エントリーシートの送り状の書き方をチェック
先ほど送り状には「6つの項目」を記載する必要があると伝えました。
ここからは1つの項目ずつ書き方を解説するので是非参考にしてください。
日付の書き方
日付を記入するのは「右上」です。
提出をする日の日付を書くことがポイントになるのですが、もう一点確認をしてほしいことがあります。
それがエントリーシートに書いた日付が「西暦」か「和暦」かを確認することです。
書類に書かれている日付は統一をすることが大事になるので、予めどちらで記入をしているのか確認をしてください。
宛名の書き方
宛名の書き方を間違えてしまう人は多いので注意が必要です。
まず、企業名は省略をせずに書くようにしましょう。
「株式会社」の記入も忘れないでください。
「前株（株）」表記もNGです。
部署名を書くときは行を変え、受け取り手の名前には敬称をつけるようにしましょう。
基本的には「封筒」に書くことと同じになります。
敬称のつけ方を間違えてしまう人は多いので、あて先が「部署名」であるのか「個人名」であるのかを確認をしてください。
名前・連絡先の書き方
この書き方はエントリーシートの内容と同じになるので特に新しく気を付ける点はありません。
もし、あなたが同封書類の入れ忘れをした場合、企業から連絡がくる可能性があるでしょう。
基本的に同封忘れは「確認不足」となり、悪い印象を抱かれるので提出前の再三のチェックが必要になりますが、万が一の場合に備えて「連絡が取りやすい電話番号」を記入するようにしてください。
件名の書き方
件名を書き忘れてしまう人は多いですが、必要事項なので記入をするようにしてください。
難しく書く必要は無く、受け取り手が一目見たときに「何を伝えたいのか」が分かるようにしましょう。
例えば「エントリーシートの送付につきまして」など、簡潔に書くことを意識してください。
本文の書き方
本文には「同封している書類の確認をお願いしたい」という内容を書く必要があります。
ただし、あくまでも提出先は「志望企業」であり、目上の方になるため文章の組み立て方には注意が必要になるでしょう。
頭語や結語の記入は必要になります。
時候の挨拶は入れても入れなくても構いませんが「丁寧な選択」をする方が、自分的に納得できるという方は多いのではないでしょうか？
ただし、時候の挨拶は「季語」を要するものもあり、間違えてしまいやすい点があります。
そんな時は、季節関係なく使える「時下」という言葉を使うなどしましょう。
同封した書類を箇条書きで示す書き方
本文を書き終えたら「結語」で締めます。
その行から一行あけて同封した書類について記入をしましょう。
箇条書きからスタートをするのではなく、中央ぞろえで「記」の表記をする必要があります。
その後に「どの書類が何枚入っているのか」を箇条書きで伝えてください。
書き終えた後は「これ以外は入っていない」という意味を込めて「以上」と記入をしましょう。
エントリーシートの送り状はパソコンで書いて良いの？
結論から言うと、エントリーシートの送り状はパソコンで書くようにしてください。
稀に手書きで書く人がいるのですが、やはり手書きになってしまうと列がぐちゃぐちゃになることや、文字のサイズがバラバラになることが多く、読みにくいです。
エントリーシートなどの記入は「手書き」じゃないと想いが伝わらないと感じる人事担当者はいますが、送り状に関しては「想い」を伝える場所ではないので手書きである必要はありません。
むしろ、パソコンで書いたものでないと違和感を感じられることもあるので注意をしてください。
そして、送り状をパソコンで書いた際は「テンプレート」を作るようにしましょう。
自分の名前や住所などには変更がないでしょうし、あいさつ文も毎回同じで構いません。
ただし、宛名部分の差し替えを忘れてしまう人がいるので、テンプレートを作成した場合は「〇〇会社」と書くのではなく、敢えて空白にしておくことが大事です。
いくら完璧にテンプレートを作れていても、差し替えができていないと「確認不足」と受け取りてに思われてしまう可能性があります。
送り状に書いてはいけない内容
送り状の書き方を紹介したので、きっとすぐにテンプレートを作れると思います。
ただし、送り状には「書いてはいけないこと」があるので、併せて覚えておきましょう。
希望条件などを書く
送り状に企業に入社をした際の希望部署や待遇を書くのはNGです。
例えば本文に「以下に質問を記入させていただきます」と希望休などについての質問をしたくなる方もいるかもしれません。
しかし、送り状はあくまでも「挨拶状」であり、受け取り手が「同封されている書類の確認」をするための書類にしかすぎないのです。
ここで希望条件を記入したり、質問をするのは「マナー違反」となり、その時点でエントリーシートに目を通してもらえなくなる可能性も考えられます。
いくら頑張ってエントリーシートの記入をしていても、送り状が原因で読んでもらえない事になればすべてが水の泡になってしまうでしょう。
送り状という書類が「どんなものであるのか」を改めて理解するようにしてください。
志望したい想いを書く
どうしても入社をした企業があると「書くことができる書類全てに想いを記入したい」と感じてしまう人もいるでしょう。
その気持ちはとても素晴らしいのですが、やはり社会に出るうえでは「マナー」を守ることが何より大事です。
例えば、本文にこれまでの経験を書いたり、志望動機を書くなど…一番最初の読まれる「送り状」だからこそ想いを伝えたくなるのは分かります。
しかし、こういった「いきすぎた行動」はかえってあなたの評価を下げるきっかけになるのです。
基本体には「決められた場所」で想いを綴ることが大事になることを覚えておきましょう。
それが就職活動で求められていることだと理解をすることも大事です。
エントリーシートを投函する際の注意ポイントを解説
エントリーシートと送り状が完成すれば、あとは封筒の中に同封をして提出をするだけです。
しかし、ここで忘れがちなのが「クリアファイル」に入れること。
クリアファイルに入れると郵送時に雨が降っても文字がにじむ可能性が少なくなります。
また、書類が折れてしまう心配も必要ないでしょう。
このように、「丁寧な送り方」をすることはとても大事です。
企業に対して最大限の配慮をすることができないと、就職活動が上手く進まない可能性はあります。
封筒に糊付けをする前に改めて書類がそろっているかをチェック
企業にエントリーシートを提出する前に書類などが全て揃っているのかを確認するようにしてください。
まずは「エントリーシート」と「送り状」があるのか、内容が間違っていないかをチェックします。
次に書類のサイズに合った白封筒と封筒サイズに合った切手です。
全てが揃っていれば、エントリーシートと送り状をクリアファイルの中に入れ郵送をするようにしましょう。
まとめ
エントリーシートを書き終えるとそこで気持ちが切れてしまったり、送り状を書き忘れてしまう人がいます。
しかし、送り状は「同封するもの」であると考えている人事担当者は多いので、書き忘れ・入れ忘れが無いようにしてください。
書く際は記事の中で紹介をした「書き方」に従って進めるようにしましょう。
