エントリーシートの郵送方法を皆さんはご存知ですか？
きっと多くの方が「郵送方法なんてあるの？普通に提出をするだじゃダメ？」と気になるでしょう。
郵送方法自体は難しくはありません。
皆さんが想像できるように、封筒に宛先と差出人名を書いて、エントリーシートを同封するだけです。
ただし、封筒の選び方や記入方法、また郵送をするにあたり気を付けることなど…様々なポイントを抑えておくことが大事になります。
この記事では、そんなエントリーシートの郵送方法について詳しく解説をするので是非参考にしてください。
「郵送方法なんて調べる必要も無い」と感じる方もいるかもしれませんが、実はいたるところに落とし穴が隠れているので注意をしましょう。
目次
エントリーシートの郵送方法を知る前に【準備物】をチェック
エントリーシートの郵送方法について記事では詳しく解説をします。
郵送方法を知るにあたり、まず必要になるのが「郵送をする際に何を送るのか」です。
もちろんエントリーシートを送るだけではあるのですが、他にも入れることがマナーとされているものがあります。
そこで、改めて郵送をする前に準備をすべきアイテムをチェックしてください。
まず、封筒・切手・エントリーシートの3点はきっと皆さんが頭の中に思い浮かべる郵送をするために必要なものでしょう。
エントリーシートを入れ忘れると元も子もないのでチェックをしてください。
この3つが揃っている限り、志望をする企業に届かないなんてことはないでしょう。
宛先があっている限り人事担当者の元に届くはずです。
しかし、これだけを同封して送ると「マナーがなっていない」と思われてしまうことがあります。
どの点がマナー違反になるのか分かりますか？
それは開けた時にまず目にする「中身」に関してです。
エントリーシートだけを封筒の中に入れていると「もしも配達中に雨だったらどうしたんだろう」とか「集荷時に折れ曲がっていたらどうしたんだろう」といった疑問を持たれることもあるでしょう。
就職活動をするうえでは「万が一のこと」を想定しておくことが必要になります。
送る相手は、志望をする企業であり「社会人としてのマナー」を守れていないと悪い印象を抱かれる可能性が高いです。
万が一雨に濡れたり、集荷時に他の物の重みで折り曲げられないようにクリアファイルに入れてエントリーシートを封筒の中に入れることはマナーであり当たり前のことと捉えられていると覚えておきましょう。
次いで考えなければいけないのが「中身を伝えること」です。
これはビジネスマナーでもありますが、封筒の中には一体どんな書類が入っているのかを伝える必要があります。
そこでクリアファイルの一番上にくるように入れるのが「添え状」と呼ばれる紙です。
こちらは他の名称でも呼ばれることがあり、送り状や送付状などと呼ばれるものと一緒になります。
名前から想像ができるように「何が入っているのかを伝える紙」です。
作り方はとても簡単で、ネットで「添え状 テンプレート」と検索をすれば、すぐにダウンロードができる添え状が出てくるでしょう。
そのまま印刷をしてクリアファイルの中に入れるのはNGです。
志望企業の名前や、中身の内容のチェック、そして日付のチェックなどを行うようにしてください。
初めて作る際に自分の情報の欄はそのままにして保存をしておくと、次からより簡単に作成をすることができるでしょう。
この紙は社会に出てからも作る機会があると思うので、作り方を学んでおいてください。
【エントリーシートの郵送方法】用意を整えて期日に間に合わそう！
エントリーシートを郵送するうえで準備しておくべきものが分かったはずです。
書き終わってすぐに郵送をしたいと思っても、以外と準備ができていない人は多くいます。
そういった準備不足な点に時間を取られてしまうことが原因で、企業への到着が送れてしまうこともあるかもしれません。
最悪の場合締切日に届かなかった…なんてケースもあるでしょう。
就活を行う上で計画性を持った行動をとることは大事になります。
例えば「締切日が〇日だから、〇日までに書き終えてすぐに出せば間に合う！」と考えている方がいたとします。
しかし、準備が整っておらず出来上がった時点で締切日ギリギリだった。
なんてことになるかもしれません。
期日を守るためには上述した5点は予め準備をしておくようにしてください。
消印か必着なのかの確認は忘れないようにすること
エントリーシートを郵送する前、できれば記入を始める段階から確認をしてほしいのが締切日が「消印」なのか「必着」なのかについてです。
これは提出をする日が変わるので覚えておきましょう。
例えば、5月15日必着であれば、5月15日中に企業に届かなくてはいけません。
5月15日の1週間前にはポスト投函や郵便局に持っていく必要があります。
では、5月15日消印有効であればどういう意味があるのでしょう。
こちらは、5月15日までに郵便局の配達受付マークである「消印」がおされていれば大丈夫。という意味になります。
当日に集荷をされて郵便局の消印マークがつけば、当日でも締切日には間に合っていると考えることができるでしょう。
しかし、ギリギリすぎるのは良い印象を与えられないですし、万が一受付されなかった時に責めるのは「自分自身」にしかなりません。
締切日が消印か必着であるのかを確認したのであれば「〇日までに出せばギリギリ間に合う」と考えるのではなく、余裕を持って提出するようにしてください。
エントリーシートの郵送準備が整った！郵送方法は普通郵便だけ？
エントリーシートの郵送準備が整ったのであれば、やっと郵送をすることができます。
そうなると気になってくるのが「郵送方法」です。
ポスト投函をすれば基本的には普通郵便で企業にエントリーシートが届くでしょう。
ただ、中には「なるべく早く届けたいから」といって速達を考えている人もいるはずです。
また、届かないかもしれない…という不安を抱え「簡易書留」といった補償付きの方法で郵送をしたいと考える方もいるかもしれません。
まず「速達」に関してですが、これは悪いことではありません。
どうしても期限がギリギリで普通郵便なら届かないかもしれない…という場合は、速達で送るのも良いでしょう。
やはり期限までに届かなければエントリーシートを書いた意味がありません。
「速達にしたら読まれない？」と悩んでしまう方もたまにいるのですが、速達はルール違反ではないのでギリギリの場合は使うようにしましょう。
しかし、締切日までに余裕があるのにもかかわらず「志望度が高いと思われたいから」と速達の方法で郵送をするのはNGです。
早い段階で速達にすると高評価が得られると勘違いをする方は多いですが、そんなことで評価は上がらないことを覚えておいてください。
また、簡易書留に関してですがこちらは避けるようにしてください。
というのも、簡易書留は「受取手のサイン」が必須になります。
一日に数多くのエントリーシートを受け取り、目を通す人事担当者の方に「手間」をかけてしまうことになりかねません。
気を付けましょう。
エントリーシートを送る際にオススメな郵送方法は、郵便局の窓口から郵送をする方法です。
こちらであれば、切手の値段を間違える心配もなければ、確実に郵便局から送ってくれるので安心をすることができるでしょう。
ポスト投函に不安がある方も多いと思うので、是非エントリーシートを郵送する際は郵便局で受け付けてもらう方法をとってください
【重要】郵送方法を知ったのなら再チェック！間違えやすいポイントを紹介
エントリーシートを郵送方法を詳しく紹介しました。
「速達で送るこで志望度が高いと思わせることができる」というのは嘘です。
余裕を持って普通郵便で送ることこそ高評価になると覚えておきましょう。
また、簡易書留は手間を取らせる可能性が高いのでNGです。
このように、郵送方法を知ることができたのなら最後に郵送前に改めて確認をしてほしいエントリーシートのポイントを紹介します。
エントリーシートの日付は間違えていないか
エントリーシートに記入をする日付は「書いた日」ではなく「郵送をする日」です。
ここを間違えてしまう人は多いので、最後まで空けておくようにしましょう。
ただ、空けておいたことを忘れてしまう人は多いので付箋などに「日付記入」と書いてエントリーシートに貼っておくことがオススメです。
封筒の裏面に〆マークを書いたか
未開封のマークである「〆」をのりづけした部分に書き忘れてしまう人は多いです。
書かなくても届きますが、社会に出るうえで覚えておいて欲しいポイントになります。
〆のマークを書くことに不安がある方は「封」の漢字一文字でも大丈夫です。
自分が書きやすい方を選んでください。
誤字脱字はしていないか
これは当たり前のことですが、誤字脱字がないかのチェックは必ずしましょう。
もし誤字脱字があった場合は「訂正」ではなく「書き直し」がベストです。
一度に書くのではなく、少しずつ丁寧に誤字脱字が無いかの確認をしながら行うようにしましょう。
まとめ
エントリーシートの郵送方法は実は間違えやすいポイントがたくさんあります。
宛先と差出人を書けば良いというだけではありません。
そこから「ビジネスマナー」ができているのかを人事担当者は確認しています。
したがって、最後の最後に手を抜いてしまうと後悔をするきっかけになってしまうことを覚えておいてください。
この記事を読んだことが再度エントリーシートの書き方を見直す機会になれば幸いです。
